Cómo entender las funciones de Excel

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Por Faithe Wempen

A veces, escribir una fórmula de Excel para realizar un cálculo de Excel es incómodo o largo. Una función de Excel se refiere a un determinado cálculo matemático. Las funciones de Excel pueden reducir en gran medida la cantidad de escritura que tiene que hacer para crear un resultado en particular.

Por ejemplo, suponga que desea sumar los valores de las celdas A1 a A10. Para expresarlo como una fórmula, tendrías que escribir cada referencia de celda individualmente: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A6+A7+A8+A9+A10

Por ejemplo, en lugar de utilizar la fórmula anterior, se podría sumar, utilizando la función SUM de Excel: =SUMA(A1:A10)

Con una función de Excel, puede representar un rango con la referencia de celda de la esquina superior izquierda, dos puntos y la referencia de celda de la esquina inferior derecha. En el caso de A1:A10, sólo hay una columna, por lo que la parte superior izquierda es A1 y la inferior derecha es A10.

Cada función de Excel tiene uno o más argumentos. Un argumento es un marcador de posición para un número, una cadena de texto o una referencia de celda. Por ejemplo, la función SUM requiere al menos un argumento: un rango de celdas. Así que en el ejemplo anterior, A1:A10 es el argumento. Los argumentos para una función están encerrados entre paréntesis.

Cada función de Excel tiene sus propias reglas en cuanto al número de argumentos requeridos y opcionales que tiene, y lo que representan. No es necesario memorizar la secuencia de argumentos (la sintaxis) para cada función; Excel se los pide. Incluso puede sugerir una función para usar en una situación determinada si no está seguro de lo que necesita.

Para encontrar una función y obtener ayuda con su sintaxis, siga estos pasos:

1Haga clic en la celda en la que desea insertar la función. Seleccione la función Formulas→Insert

Se abre el cuadro de diálogo Insertar función.

2Busque la función que desea insertar.

Si no sabe qué función desea, escriba algunas palabras clave (en el campo Buscar una función) que representen lo que desea hacer. Por ejemplo, si desea encontrar el valor mínimo en un rango de celdas, puede escribir Buscar el valor mínimo. A continuación, haga clic en Ir para ver una lista de funciones que pueden ser las que desee. Haga clic en cada función de la lista y lea la descripción de la misma que aparece.

3Cuando encuentre la función que desea, haga clic en Aceptar.

La ventana de diálogo Argumentos de función.

4Rellene los argumentos en el campo proporcionado.

Los argumentos serán diferentes dependiendo de la función que elija. Puede completar los argumentos escribiendo un número o una referencia de celda (o rango) directamente en la casilla. O puede hacer clic en el botón Selector a la derecha del cuadro de texto, que colapsa el cuadro de diálogo temporalmente. Seleccione la celda o rango en la hoja de trabajo y luego pulse Intro para volver al cuadro de diálogo.

5Haga clic en Aceptar.

Después de que se sienta cómodo con una función en particular, puede que prefiera escribirla directamente en la celda en lugar de pasar por el cuadro de diálogo Insertar función. A medida que escribe, Excel le ayuda proporcionando indicaciones para los argumentos en un ScreenTip.

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