Cómo insertar una función en Excel 2016

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Por Greg Harvey

Aunque puede introducir una función escribiéndola directamente en una celda, Excel 2016 proporciona un botón de comando Insertar función en la barra de fórmulas que puede utilizar para seleccionar cualquiera de las funciones de Excel. Al seleccionar este botón, Excel abre la ventana de diálogo Insertar función (que se muestra en la figura) donde puede seleccionar la función que desea utilizar.

Seleccione la función que desea utilizar en la ventana de diálogo Insertar función.

Después de seleccionar la función, Excel abre la ventana de diálogo Argumentos de función. En esta ventana de diálogo, puede especificar los argumentos de la función. La verdadera ventaja viene cuando empiezas a usar una función desconocida o que es un poco compleja (algunos de estos cachorros pueden ser peludos). Puede obtener mucha ayuda para completar los cuadros de texto de los argumentos en el cuadro de diálogo Argumentos de función haciendo clic en el vínculo Ayuda sobre esta función en la esquina inferior izquierda.

El cuadro de diálogo Insertar función contiene tres cuadros: un cuadro de texto Buscar una función, un cuadro desplegable O seleccionar una categoría y un cuadro de lista Seleccionar una función. Al abrir la ventana de diálogo Insertar función, Excel selecciona automáticamente la categoría Utilizado más recientemente en la lista desplegable Seleccionar una categoría y muestra las funciones que normalmente se utilizan en la ventana de lista Seleccionar una función.

Si su función no está entre las más recientemente utilizadas, debe seleccionar la categoría apropiada de su función en el cuadro de lista desplegable Seleccionar una categoría. Si no conoce la categoría, debe buscar la función escribiendo una descripción de su propósito en el cuadro de texto Buscar una función y, a continuación, presione Entrar o haga clic en el botón Ir.

Por ejemplo, para localizar todas las funciones de Excel que totalizan valores, introduzca el total en el cuadro de lista Buscar una función y haga clic en el botón Ir. Excel visualiza a continuación su lista de funciones recomendadas para calcular totales en la ventana de lista Seleccionar una función. Puede examinar las funciones recomendadas seleccionando cada una de ellas. Mientras selecciona cada función en esta lista, el cuadro de diálogo Insertar función muestra los argumentos necesarios seguidos de una descripción, en la parte inferior del cuadro de diálogo, de lo que hace la función.

Después de localizar y seleccionar la función que desea utilizar, haga clic en el botón Aceptar para insertar la función en la celda actual y abrir la ventana de diálogo Argumentos de función. Esta ventana de diálogo muestra los argumentos necesarios para la función junto con los que son opcionales. Por ejemplo, supongamos que selecciona la función SUM (la joya de la corona de la categoría de funciones Usadas más recientemente) en el cuadro de lista Seleccionar una función y luego selecciona OK. En cuanto lo haga, el programa inserta

SUM()

en la celda actual y en la barra de fórmulas (siguiendo el signo igual), y la ventana de diálogo Argumentos de función que muestra los argumentos SUM aparece en la pantalla (como se muestra aquí). Aquí es donde se añaden los argumentos para la función SUM.

Especifique los argumentos que se utilizarán en la función seleccionada en la ventana de diálogo Argumentos de función.

Como se muestra, puede sumar hasta 255 números en la ventana de diálogo Argumentos de función. Lo que no es obvio, sin embargo (siempre hay algún truco, ¿eh?), es que estos números no tienen que estar en celdas individuales. De hecho, la mayor parte del tiempo estarás seleccionando una serie de números en celdas cercanas (en una selección de celdas múltiples – esa cosa de rango) que quieres sumar.

Para seleccionar su primer argumento numérico en el cuadro de diálogo, seleccione la celda (o bloque de celdas) en la hoja de trabajo mientras el punto de inserción está en el cuadro de texto Número 1. Excel entonces muestra la dirección de la celda (o dirección de rango) en el cuadro de texto Número 1 mientras que, al mismo tiempo, muestra el valor en la celda (o valores, si selecciona un grupo de celdas) en el cuadro de la derecha. Excel muestra el total cerca de la parte inferior de la ventana de diálogo Argumentos de función después de las palabras Fórmula result=.

Al seleccionar celdas, puede minimizar este cuadro de diálogo de argumentos a sólo el contenido del cuadro de texto Número 1 arrastrando el puntero de celda a través de las celdas para sumar en la hoja de trabajo. Después de minimizar la caja de diálogo de argumentos mientras selecciona las celdas para el primer argumento, puede expandirla de nuevo soltando el botón del ratón.

También puede reducir el cuadro de diálogo al cuadro de texto del argumento Número 1 haciendo clic en el botón Minimizar cuadro de diálogo situado a la derecha del cuadro de texto, seleccionando las celdas y, a continuación, haciendo clic en el botón Maximizar cuadro de diálogo (el único botón que se muestra en el extremo derecho) o pulsando la tecla Esc. En lugar de minimizar el cuadro de diálogo, también puede moverlo temporalmente haciendo clic en cualquier parte y arrastrando el cuadro de diálogo a su nuevo destino en la pantalla.

Si está agregando más de una celda (o un grupo de celdas) en una hoja de trabajo, presione la tecla Tab o haga clic en el cuadro de texto Número 2 para mover el punto de inserción a ese cuadro de texto. (Excel responde extendiendo la lista de argumentos con un cuadro de texto Número 3.) Aquí es donde se especifica la segunda celda (o rango de celdas) a agregar a la que ahora se muestra en el cuadro de texto Número 1. Después de seleccionar la celda o el segundo rango de celdas, el programa muestra la(s) dirección(es) de la celda, los números en la(s) celda(s) a la derecha, y el total en ejecución cerca de la parte inferior de la caja de diálogo Argumentos de Función después de Resultado de la Fórmula= (como se muestra).

Puede minimizar todo el cuadro de diálogo Argumentos de función hasta el contenido del cuadro de texto del argumento con el que está tratando (Número 2, Número 3, etc.) haciendo clic en su botón particular Minimizar cuadro de diálogo si el cuadro de diálogo oscurece las celdas que necesita seleccionar.

Cuando termine de indicar las celdas o el grupo de celdas a sumar, haga clic en el botón Aceptar para cerrar la ventana de diálogo Argumentos de función y colocar la función SUM en la celda actual.

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