Cómo limpiar datos con funciones de texto en Excel

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Análisis de datos de Excel para tontos, 2ª edición

Por Stephen L. Nelson, E. C. Nelson

Uno de los problemas comunes con los datos que se importan en Excel es que las etiquetas de texto no son del todo correctas. Por ejemplo, puede encontrar información sobre la ciudad, el estado y el código postal que forma parte de una dirección almacenada en una sola celda en lugar de en tres celdas separadas.

O bien, puede encontrar la misma información almacenada en tres celdas separadas cuando desee que los datos se almacenen en una sola celda. También puede encontrar que la información que desea almacenar como etiquetas se almacena como valores y viceversa.

¿Cuál es el problema?

Sólo para darle una idea rápida de lo que esto significa, eche un vistazo a estas hojas de trabajo. Vale, son datos falsos, claro. Pero los ejemplos muestran una situación común. La información de la lista que ve aquí utiliza nombres de productos innecesariamente largos, mete la pata con algunos nombres de clientes añadiendo números de tienda a los nombres de los clientes y, a continuación, pone toda la información de la ciudad y el estado en un solo campo. Yuk.

Compruebe cómo se reorganiza esta información para que sea mucho más fácil de clasificar y filtrar. Por ejemplo, el campo PRODUCT2 abrevia el nombre del producto cambiando Big Bob’s Guide a sólo BBgt.

Los nombres de las tiendas son esencialmente editados hasta la primera palabra del nombre de la tienda – un cambio fácil que le permite ver las ventas de Bean’s Tackle, Mac’s Shack, y Steve’s Charters. La información de ADDRESS se divide en dos campos: CIUDAD y ESTADO.

Aquí hay otro punto importante: La reorganización permite la tabulación cruzada de los datos mediante una tabla pivotante (algo así).

La respuesta a algunos de tus problemas

Toda esta edición se realiza utilizando funciones de texto.

Excel proporciona dos docenas de funciones de texto que le permiten manipular cadenas de texto de manera que pueda reorganizar y manipular fácilmente los datos que importe en un libro de trabajo de Excel.

Si acaba de leer la función de la palabra y se está rascando la cabeza, es posible que desee revisar el contenido del Apéndice.

Para obtener descripciones de las funciones de texto, haga clic en el botón de flecha hacia abajo junto a la función Autosuma en la ficha Inicio y seleccione Más funciones en la lista desplegable que muestra Excel.

Cuando Excel muestre la ventana de diálogo Insertar función, seleccione la entrada de texto del cuadro O seleccione una categoría y, a continuación, desplácese por la lista de funciones de texto que Excel muestra en la ventana Seleccionar una función hasta que vea la función para la que tiene una pregunta.

En Excel 2007 o Excel 2010, usted elige la pestaña Inicio, elija Insert→Function para mostrar el cuadro de diálogo Insertar función.

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