Cómo manejar sobrepagos en QuickBooks Online

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Por Elaine Marmel

Aunque no sucede a menudo, un cliente podría pagarle de más. La forma en que usted maneja el sobrepago en QuickBooks Online depende de si tiene la intención de darle al cliente un crédito o de si tiene la intención de quedarse con el dinero – como si fuera una propina.

Independientemente de su intención, asegúrese de que su compañía de QBO está configurada para aplicar automáticamente los créditos. Elige Gear →Account y Settings y luego haz clic en Advanced en el lado izquierdo de la caja de diálogo Account and Settings. En la sección Automatización, asegúrese de que la opción Aplicar créditos automáticamente esté activada. Esta configuración obliga a QBO a crear créditos si sus clientes le pagan de más. Luego, usted puede elegir cómo usar esos créditos.

Independientemente de cómo desee tratar el pago en exceso, busque la factura en la lista Operaciones de ventas y haga clic en Recibir pago. Rellene el importe total que ha recibido del cliente, incluido el importe del pago en exceso, en el campo Importe recibido. A continuación, realice una de las siguientes acciones:

  • Para aplicar el pago en exceso a una factura existente, en la sección Operaciones pendientes de la ventana Recibir pago, seleccione las facturas a las que desea aplicar el pago. Típicamente, el pago pagará por completo al menos una factura y parcialmente otra factura. QBO reduce automáticamente el importe de la factura pagada parcialmente.
  • Para aplicar el pago en exceso a una nueva factura (una que aún no ha creado), en la sección Operaciones pendientes de la ventana Recibir pago, seleccione sólo la factura pagada en exceso. En la parte inferior de la ventana Recibir pago, puede ver el importe por el que QBO creará un crédito cuando haga clic en Guardar y cerrar. Al crear posteriormente una nueva factura para el cliente, QBO aplicará automáticamente el importe del crédito a la nueva factura.
  • Si tiene la intención de mantener el sobrepago como ingreso, cree una cuenta de ingresos de Tip y un elemento de servicio de Tip asignado a la cuenta de ingresos de Tip. A continuación, cree una nueva factura para el cliente utilizando la posición Consejo y el importe del pago en exceso. QBO marca automáticamente la factura pagada porque utiliza el abono de pago en exceso que creó a partir de la factura pagada en exceso.

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