Cómo obtener ayuda con las funciones de Access 2013

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Por Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

El simple hecho de ver el nombre de una función incorporada en la tercera columna del Constructor de Expresiones de Access 2013 no le dice mucho. No sabe qué hace la función ni cómo la utiliza, pero puede obtener información instantánea haciendo clic en el botón Ayuda. Siga estos pasos para acceder a una ventana de ayuda de Access:

  1. En la columna izquierda de Expression Builder, si la carpeta Funciones tiene un signo más (+) al lado, haga clic en ese signo para expandir la lista.
  2. Haga clic en la carpeta Funciones incorporadas en la primera columna y los nombres de las categorías aparecerán en la columna central.
  3. Haga clic en el nombre de una categoría en la columna del medio para ver las funciones dentro de esa categoría enumeradas en la tercera columna, o haga clic en <Todo> en la columna del medio para ver todas las funciones en la tercera columna.
  4. En la tercera columna, haga clic en el nombre de la función sobre la que desea obtener más información.
  5. Haga clic en el botón Ayuda en la esquina superior derecha de Expression Builder y se abrirá la ventana de ayuda para esa función.
  6. Si no ve ayuda específica para la función, escriba el nombre de la función en el cuadro de búsqueda de Ayuda de acceso. las funciones están listadas por tipo en el sistema de ayuda, por lo que si necesita encontrar una función en el sistema de ayuda, podrá encontrarla más rápido si sabe que se trata de una función financiera, por ejemplo.

Para ver cómo funciona, seleccione la categoría Financiera de funciones en la columna central, haga clic en la función FV en la tercera columna y, a continuación, haga clic en el botón Ayuda. La página de ayuda que se abre no sólo describe lo que hace la función FV, sino que también describe la sintaxis necesaria para utilizar la función. La sintaxis de una función describe la información que se debe pasar (proporcionar) a la función para que la función realice su cálculo y devuelva un resultado.

La sintaxis de una función suele ser algo así como la siguiente:

functionName(arg1,arg2,[arg3])

functionName es el nombre de la función, y arg1,arg2, y arg3 representan argumentos que la función acepta. El número de argumentos que acepta una función varía. Algunas funciones no toman argumentos; otras toman muchos. Si una función acepta dos o más argumentos, éstos deben estar separados por comas.

Cualquier nombre de argumento entre corchetes es opcional, lo que significa que puede omitir todo el argumento.

El nombre de una función siempre va seguido de paréntesis, incluso si la función no acepta argumentos. Now(), Sqr(81), y PV(apr,TotPmts,Income) son todos ejemplos de sintaxis de función válida. Tenga en cuenta también que al escribir un argumento, puede utilizar un valor literal (como el nombre «Smith» o el número 10), un nombre de campo o una expresión como argumento. Las siguientes tres expresiones transmiten valores literales a sus funciones:

Sqr(100)PV(.035,120,250)UCase("howdy")

Las siguientes tres expresiones pasan los datos de los campos a la función (siempre y cuando Hipot, Abr, Months, Amount y Company sean los nombres de los campos en la consulta actual):

Sqr([Hipot])PV([Abr],[Meses],[Cantidad])UCase([Empresa])

El siguiente ejemplo utiliza expresiones como argumentos:

Sqr(227*[Hipot])PV([Abr]/12,[Meses]*12,-1*[Cantidad])UCase([Nombre] & " " &[Apellido])

Estos ejemplos pueden parecer extraños, pero hay un método para la locura. La capacidad de pasar datos literales, nombres de campos y/o expresiones a las funciones le da mucha flexibilidad.

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