Si utiliza QuickBooks 2013 para hacer un seguimiento de las facturas que debe, no utiliza la ventana Escribir cheques para registrar las facturas que desea pagar. Más bien, usted le dice a QuickBooks que muestre una lista de estas facturas sin pagar que usted ya ha registrado – y luego usted escoge qué facturas debe pagar QuickBooks y la cuenta bancaria desde la cual QuickBooks debe escribir el cheque.
Elija el comando Facturas en Vendors→Pay QuickBooks muestra la ventana Pagar facturas. Utilice la ventana Pagar facturas para describir el pago que desea realizar.
Use los botones de opción Mostrar facturas en la parte superior de la ventana Pagar facturas para identificar lo que desea ver. Seleccione el botón de opción Vencido o Antes para mostrar sólo los efectos que vencen en o antes de la fecha especificada Para especificar la fecha, introduzca la fecha en el cuadro Vencido o Antes de la fecha. Para ver una lista de todas las facturas que tiene que pagar, seleccione el botón de opción Mostrar todas las facturas Puede utilizar la lista desplegable Ordenar facturas por para seleccionar el orden que QuickBooks utiliza para listar sus facturas. Por ejemplo, se pueden clasificar las facturas por fecha de vencimiento, fecha de descuento, proveedor e importe vencido.
Para seleccionar las facturas que desea pagar, haga clic en la columna de verificación. La columna de verificación es la columna más a la izquierda de la lista de facturas impagadas; está encabezada por una marca de verificación. Cuando usted hace clic en la columna de verificación, QuickBooks marca la factura con una marca de verificación que le indica a QuickBooks que usted desea pagar esa factura. Para desmarcar una factura, haga clic de nuevo en la columna de verificación. QuickBooks quita la marca de verificación.
Usted puede revisar información detallada sobre un proyecto de ley específico haciendo clic primero en el proyecto de ley para resaltarlo en la lista y luego haciendo clic en el botón Ir a proyecto de ley. Al hacerlo, QuickBooks muestra la ventana Introducir facturas con la información de la factura. Para cerrar la ventana Entrar facturas, haga clic en el botón Cerrar.
Si hace clic en el botón Establecer descuento, QuickBooks muestra la pestaña Descuento de la ventana Descuento y créditos. Puede utilizar la ficha Descuento para introducir un importe de descuento para la factura. Si se introduce un importe de descuento para la factura, también se introduce la cuenta de descuento. Si hace clic en el botón Establecer créditos de la ventana Pagar facturas, QuickBooks muestra la ficha Créditos del cuadro de diálogo Descuento y créditos. La ficha Abono enumera todos los abonos de este proveedor. Para aplicar un abono al importe debido a un acreedor, haga clic en el pulsador Fijar abonos. Cuando termine su trabajo con el cuadro de diálogo Descuento y créditos, haga clic en el botón Hecho para cerrar el cuadro de diálogo y regresar a la ventana de pago de facturas.
Utilice la lista desplegable Cuenta de pago para seleccionar la cuenta bancaria que se va a utilizar para realizar los pagos El saldo final de la cuenta bancaria muestra la lista desplegable Cuenta de pago.
Utilice la lista desplegable Método de pago para seleccionar el método de pago Si desea pagar sus facturas con cheque, por ejemplo, seleccione Cheque. Asumiendo que va a imprimir los cheques en QuickBooks, seleccione el botón de opción Para Imprimir; de lo contrario, seleccione el botón de opción Asignar número de cheque para que QuickBooks asigne el siguiente número de cheque consecutivo También puede pagar las facturas por otros métodos, como por tarjeta de crédito y por pago en línea (si está configurado para pago en línea o banca en línea).
Utilice la casilla Fecha de pago para registrar la fecha de pago que desee La entrada de la fecha de pago interactúa con la entrada de la vía de pago. La fecha de pago que se fija, por ejemplo, afecta al momento en que se realiza un pago online. La fecha de pago también coincide con la fecha de cheque que se muestra en los cheques impresos.
Después de seleccionar las facturas que desea pagar y describir cómo desea pagarlas, haga clic en Pagar facturas seleccionadas para pagar las facturas seleccionadas.QuickBooks registra las transacciones de pago en la cuenta bancaria para pagar las facturas seleccionadas. QuickBooks también cierra la ventana de pago de facturas.
Usted todavía necesita imprimir cualquier cheque no impreso necesario para pagar las cuentas si está usando cheques para pagar las cuentas. También debe transmitir las instrucciones de pago en línea necesarias para pagar las facturas, si es así como ha decidido pagarlas, y si va a emitir cheques a mano, obviamente debe hacerlo y luego enviarlos por correo. En otras palabras, todo lo que QuickBooks hace en este punto es registrar en el archivo de datos de QuickBooks las transacciones de pago. Todavía no ha afectado a las transacciones. Necesita imprimir los cheques, enviar las instrucciones de pago en línea o escribir a mano los cheques!
