Cómo pagar las facturas con QuickBooks 2014

Si utiliza QuickBooks para hacer un seguimiento de las facturas que debe, no utiliza la ventana Escribir cheques para registrar las facturas que desea pagar. Más bien, usted le dice a QuickBooks que muestre una lista de estas facturas sin pagar que usted ya ha registrado – y luego usted elige qué facturas debe pagar QuickBooks y la cuenta bancaria en la cual QuickBooks debe escribir el cheque.

1Seleccione el comando Facturas de Vendors→Pay

QuickBooks muestra la ventana Pagar facturas. Utilice la ventana Pagar facturas para describir el pago que desea realizar.

2Describa qué facturas desea pagar.

Utilice los botones de opción Mostrar facturas en la parte superior de la ventana Pagar facturas para identificar lo que desea ver. Seleccione el botón de opción Vencido o Antes para mostrar sólo los efectos que vencen en o antes de la fecha especificada.

Para especificar la fecha, introdúzcala en el cuadro Vencimiento o Antes. Para ver una lista de todas las facturas que tiene que pagar, seleccione el botón de opción Mostrar todas las facturas.

Puede utilizar la lista desplegable Ordenar por para seleccionar el orden que QuickBooks utiliza para listar sus facturas. Por ejemplo, se pueden clasificar las facturas por fecha de vencimiento, fecha de descuento, proveedor e importe vencido.

3Seleccione las facturas que desea pagar.

Para seleccionar las facturas que desea pagar, haga clic en la columna de verificación. (La columna de verificación es la columna más a la izquierda de la lista de facturas impagas; está encabezada por una marca de verificación.) Al hacer clic en la columna de verificación, QuickBooks marca la factura con una marca de verificación. La marca de verificación le indica a QuickBooks que usted desea pagar esa factura.

Para desmarcar una factura, haga clic de nuevo en la columna de verificación. QuickBooks quita la marca de verificación.

4(Opcional) Revise una factura específica.

Puede revisar información detallada sobre un proyecto de ley específico haciendo clic primero en el proyecto de ley para resaltarlo en la lista y luego haciendo clic en el botón Ir a proyecto de ley. Al hacer esto, QuickBooks abre la ventana Introducir facturas, mostrando la información de la factura. Para cerrar la ventana Entrar facturas, haga clic en el botón Cerrar.

5Fija el descuento.

Si hace clic en el botón Establecer descuento, QuickBooks muestra la ficha Descuento del cuadro de diálogo Descuento y créditos. Puede utilizar la ficha Descuento para introducir un importe de descuento para la factura. Si se introduce un importe de descuento para la factura, también se introduce la cuenta de descuento. Esta es la cuenta que se abona por la reducción – el descuento – en el importe correcto.

6Configure el crédito y haga clic en Listo.

Si hace clic en el botón Establecer créditos de la ventana Pagar facturas, QuickBooks muestra la ficha Créditos del cuadro de diálogo Descuento y créditos. La ficha Abonos enumera todos los abonos de este proveedor. Para aplicar un abono al importe debido a un proveedor, haga clic en el pulsador Fijar abonos. QuickBooks marca los créditos aplicados poniendo una marca en la columna marcada.

Cuando termine su trabajo con el cuadro de diálogo Descuento y créditos, haga clic en el botón Hecho para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la ventana Pagar facturas.

Haga clic en el botón Borrar del cuadro de diálogo Descuento y créditos para borrar los créditos aplicados que se muestran en la ficha Créditos.

7Utilice la lista desplegable Cuenta de pago para seleccionar la cuenta bancaria que se utilizará para realizar los pagos.

El saldo final de la cuenta bancaria muestra la lista desplegable Cuenta.

8Utilice la lista desplegable Método de pago para seleccionar el método de pago.

Si desea pagar sus facturas con cheque, por ejemplo, seleccione Cheque. Asumiendo que va a imprimir los cheques en QuickBooks, seleccione el botón de opción Para imprimir; de lo contrario, seleccione el botón de opción Asignar número de cheque para que QuickBooks asigne el siguiente número de cheque consecutivo.

También puede pagar las facturas por otros métodos, como con tarjeta de crédito y por pago en línea (si está configurado para el pago en línea o la banca en línea).

9Utilice la casilla Fecha de pago para registrar la fecha de pago.

Esta entrada interactúa con la entrada Vía de pago. La fecha de pago que se fija, por ejemplo, afecta al momento en que se realiza un pago online. La fecha de pago también corresponde a la fecha que aparece en los cheques impresos.

10Después de seleccionar las facturas que desea pagar y describir cómo desea pagarlas, haga clic en Pagar facturas seleccionadas.

QuickBooks registra las transacciones de pago en la cuenta bancaria para pagar las facturas seleccionadas y cierra la ventana Pagar facturas.

11Complete su tarea.

Usted todavía necesita imprimir cualquier cheque sin imprimir que sea necesario para pagar las cuentas si está usando cheques para pagar las cuentas. También debe transmitir las instrucciones de pago en línea necesarias para pagar las facturas, si es así como ha decidido pagarlas. Si va a escribir los cheques a mano, obviamente necesita escribirlos a mano y luego enviarlos por correo.

En otras palabras, todo lo que QuickBooks hace en este punto es registrar las transacciones de pago en el archivo de datos de QuickBooks. Necesita imprimir los cheques, enviar las instrucciones de pago en línea o escribir a mano los cheques!

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