Cómo pagar los pasivos de la nómina en QuickBooks 2016

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Por Stephen L. Nelson

QuickBooks sabe que usted tiene obligaciones de pago de nómina que pagar. No se equivoque: Big Brother quiere el dinero que usted retiene del cheque de nómina de un empleado para los impuestos federales sobre la renta, el Seguro Social y Medicare. El Gran Hermano también quiere los impuestos de nómina que usted debe: el Seguro Social y los impuestos de Medicare, los impuestos federales de desempleo, y así sucesivamente. Así que de vez en cuando, tienes que pagarle al Gran Hermano las cantidades que debes.

Si retiene dinero de los cheques de los empleados por otras razones (tal vez para el seguro médico o los ahorros de jubilación), estos importes son pasivos de nómina que deben pagarse a las partes correspondientes.

Pagar las obligaciones tributarias si utiliza un servicio de nómina de pago de comidas completas

Una aclaración rápida: Si está utilizando un servicio de nómina de pago de comidas completas – algo como el servicio ADP o Paychex – sus obligaciones tributarias federales y la mayoría (quizás todas) de sus obligaciones tributarias estatales se pagan como parte del servicio. En otras palabras, el servicio de nómina retira dinero de su cuenta bancaria y lo utiliza para pagar a la agencia gubernamental federal o estatal correspondiente.

Asegúrese de verificar qué impuestos estatales de nómina calcula y paga QuickBooks. En el estado de Washington, QuickBooks no calcula un par de impuestos estatales sobre la nómina, por lo que usted mismo tiene que calcularlos (en el formulario de impuestos sobre la nómina estatal) y pagarlos con un cheque.

Pagar las obligaciones tributarias si no utiliza el servicio de nómina de pago de comidas completas.

Si no utiliza un servicio de nómina de pago de comidas completas, debe pagar usted mismo los pasivos de nómina. Para ello, seleccione Empleados → Impuestos y responsabilidades de nómina → Pasivos planificados de pago. Cuando QuickBooks muestra el Centro de empleados: Centro de nómina (y su lista de nóminas programadas y los pasivos asociados), seleccione la obligación de nómina que desea pagar y, a continuación, haga clic en el pulsador Ver/Pagar.

QuickBooks escribe el cheque y lo pone en su registro. QuickBooks también le da al cheque la fecha apropiada y la programa para que aparezca en la ventana de recordatorios en el momento adecuado. Además, si usted está inscrito en el EFTPS en línea – y debería estarlo – el cheque se crea de la misma manera, y el número de cheque puede cambiarse a EFTPS y no imprimirse realmente.

¿Cuándo se hacen los depósitos de impuestos sobre la nómina? Esa pregunta surge con frecuencia. La regla general sobre los depósitos de impuestos federales de EE.UU. es esta: Si sus impuestos de nómina acumulados son menos de $2,500 para el trimestre, usted puede pagar esos impuestos con su declaración trimestral 941.

Esta ley se llama la regla de Minimis. Si usted debe más de $2,500, entran en juego otras reglas especiales que determinan si usted paga depósitos mensuales, semestrales, semestrales, semanales o incluso inmediatos. El IRS le dice, por cierto, con qué frecuencia debe hacer los pagos.

Si usted debe una gran cantidad de dinero, se le requiere que lo deposite casi inmediatamente. Por ejemplo, si usted debe $100,000 o más, necesita hacer el depósito de impuestos de nómina para el siguiente día bancario. Algunos matices se aplican a estas reglas, así que a menos que usted no deba mucho (y, por lo tanto, puede recurrir a la regla de De Minimis), es posible que desee consultar a un asesor de impuestos (o llamar al IRS).

La regla general al procesar la nómina es hacer los últimos pagos que usted procesa los que pagan sus depósitos de impuestos federales y estatales cuando vencen. Usted nunca se meterá en problemas de pagos atrasados si sigue este enfoque. También hará su vida mucho más fácil cuando llegue el momento de llenar el Anexo B del Formulario 941, si tiene que hacerlo.

Para hacer un depósito de impuestos sobre la nómina, debe inscribirse en el sistema de pago electrónico de transferencia de fondos del Tesoro de los EE.UU. en el EFTPS.

Pago de otros pasivos no tributarios

Si está pagando obligaciones no tributarias por cosas como seguro médico de los empleados o ahorros de jubilación – no importa si está usando el servicio de nómina el cheapo o un servicio de nómina de pago completo – usted también elige Empleados → Nómina Impuestos y Responsabilidades → Crear Pagos de Responsabilidad Personalizada. (Cuando elija ese comando, tendrá que indicar qué responsabilidades desea pagar.)

Usted necesita pagar todas sus obligaciones de nómina a través de Empleados → Impuestos y Obligaciones de Nómina → Cree Pagos de Obligaciones Personalizadas si desea que QuickBooks mantenga sus obligaciones de nómina correctas. Por lo general, la gente sólo paga estos pasivos utilizando la ventana Escribir cheques. Eso crea un lío.

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