Si ha hecho todo bien y ha registrado sus facturas correctamente, escribir cheques con QuickBooks 2015 es muy sencillo. Y te ahorrará todo ese tiempo encorvado sobre una chequera. Sólo tiene que seguir estos pasos:
Seleccione Vendors→Pay Bills.Alternativamente, haga clic en el icono Pagar facturas que se encuentra en la página de inicio. Aparecerá la ventana Pagar facturas.
Cambie la fecha de pago (en la parte inferior) a la fecha que desea que aparezca en los cheques. Si desea otra fecha en el cheque de pago, por ejemplo, si está posfechando el cheque, modifique esta fecha.
En el campo Mostrar facturas vencidas en o antes de la fecha, indique a QuickBooks qué facturas mostrar introduciendo una fecha. Si desea ver todas las facturas, seleccione el botón de opción Mostrar todas las facturas.
Puede ordenar las facturas por fecha de vencimiento con las facturas más antiguas primero, ordenarlas alfabéticamente por proveedor, u ordenarlas de mayor a menor.
Si desea pagar todas las facturas en el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Seleccionar todas las facturas. Si desea borrar todos los billetes marcados, haga clic en el botón Borrar selecciones. Si desea elegir, haga clic a la izquierda de la fecha de vencimiento de la factura para pagarla. Tenga en cuenta que después de aplicar un pago, el botón Borrar selecciones reemplaza al botón Seleccionar todas las facturas.
Cambie la cifra de Importe a pagar si desea pagar sólo una parte de una factura; así es, puede pagar sólo una parte de una factura cambiando el número en la columna Importe a pagar.
Obtenga la tasa de descuento por pago anticipado en sus facturas, si la tiene. Para saber cuánto descuento obtiene, haga clic en el campo Importe a pagar y, a continuación, haga clic en el botón Establecer descuento para ver la ficha Descuento del cuadro de diálogo Descuento y créditos. Utilice el cuadro Cuenta de descuento de la ficha Descuento para especificar qué cuenta se debe utilizar para registrar el dinero ahorrado a través del descuento.
Haga clic en el botón Establecer créditos para ver la ficha Créditos de la ventana de diálogo Descuento y créditos. Si desea utilizar uno de los créditos enumerados para reducir el importe de la factura, haga clic en él y, a continuación, haga clic en Listo.
Utilice el campo Fecha del área de pago para especificar cuándo debe pagarse la factura, la lista desplegable Método para seleccionar el método de pago que desea utilizar (cheque o tarjeta de crédito) y la lista desplegable Cuenta para seleccionar la cuenta bancaria desde la que se realizará el pago.
Muchas empresas utilizan QuickBooks para hacer un seguimiento de los cheques, pero en lugar de imprimirlos, hacen que los empleados los escriban a mano. Si su empresa utiliza este método, seleccione el pulsador de opción Asignar número de cheque. Luego, cuando QuickBooks le pregunte cómo debe numerar el cheque, indique el número escribiéndolo en la casilla correspondiente o dígale a QuickBooks que numere automáticamente el cheque.
QuickBooks muestra un cuadro de diálogo Resumen de pagos que enumera las facturas que ha pagado y contabiliza los pagos. Puede hacer clic en el botón Pagar más facturas de la hoja de resumen de pago para volver a la ventana Pagar facturas y seleccionar otras facturas para el pago. Si hace clic en Imprimir cheques, QuickBooks lo guiará a través del proceso de impresión de cheques. Cuando usted paga una factura, QuickBooks va al registro de Cuentas por Pagar y anota que usted pagó estas facturas; luego va al registro y»escribe» el cheque o los cheques.
Aquí, usted ve un billete de 1.000 dólares de Bertha’s Workshop siendo pagado.
QuickBooks muestra el monto original de la factura como el monto que se paga, no el monto original de la factura menos el descuento por pago anticipado. Necesita usar este método para pagar completamente la cuenta.
En el registro Acreedores, se visualiza BILLPMT en la columna Tipo y el importe pagado en la columna Pagado. Las columnas Vencimiento y Facturación están vacías.
En el registro de cuenta bancaria, se vuelve a ver BILLPMT en la columna Clase.
Pero no se engañe, estas cuentas aún no están pagadas. Claro, se pagan en la mente de QuickBooks, pero la mente de QuickBooks se extiende sólo hasta la caja de metal (o plástico de moda) que contiene su computadora. Todavía tiene que escribir o imprimir los cheques y entregarlos a los beneficiarios.
Si va a escribir los cheques a mano, ingrese los números de cheque de su propia chequera en la columna Número de registro de QuickBooks. Quieres que estos números se muevan, no que se muevan.
Y otra cosa: Si ingresa una factura, absolutamente debe usar el comando Pagar facturas para registrar el pago que paga la factura. Si no lo haces, la cuenta sin pagar se queda ahí para siempre, sola y desamparada.
