QuickBooks 2015 facilita el registro de los pagos de los clientes. Si sus clientes no siempre le pagan por adelantado por sus compras, usted necesita registrar otro tipo de pago: los pagos que los clientes hacen para pagar o pagar lo que usted les ha facturado. Para registrar los pagos, por supuesto, primero debe registrar las facturas del cliente.
Si se emiten abonos que los clientes pueden utilizar para reducir los importes que deben, también es necesario registrar primero abonos para cada cliente. El resto es fácil.
Para acceder a una gran cantidad de información de clientes en una sola página, haga clic en el icono Clientes en la barra de iconos o seleccione Customers→Customer Center. Aparece el Centro de atención al cliente, donde se enumeran los saldos pendientes de todos los clientes e información detallada para el cliente seleccionado en la lista Clientes y empleos.
Para mostrar la ventana Recibir pagos, haga clic en el icono Recibir pagos en la pantalla principal o haga clic en el icono Centro de atención al cliente y seleccione el cliente que necesite. Haga clic en Nuevas transacciones y Recibir pagos o seleccione Customers→Receive Pagos en los menús superiores. A continuación, describa el pago del deudor y las facturas pagadas. Si quieres los detalles sangrientos, lee los siguientes pasos:
Seleccione Customers→Receive Pagos. Aparece la ventana Recibir pagos.
Active la lista desplegable Recibido de y seleccione el cliente (y el trabajo, si es necesario) haciendo clic en su nombre. QuickBooks enumera las facturas abiertas o no pagadas para el cliente en el cuadro de lista en la parte inferior de la ventana.
Pulse Tab para mover el cursor al cuadro de texto Fecha y escriba la fecha correcta en formato MM/DD/AAAA. Para editar la fecha, puede utilizar los códigos secretos de edición de fecha.
Desplace el cursor al campo Importe y escriba el importe del pago de deudor. Nota: Si el cliente paga con una tarjeta de crédito y su banco comercial deduce una comisión de los pagos individuales, registre el importe total del pago en esta pantalla de pago y la comisión comercial más adelante en la pantalla de depósito.
(Opcional) Especifique la forma de pago. Lista desplegable de métodos y seleccione el método de pago.
(Opcional) Ingrese el número del cheque. Puede adivinar cómo funciona esto, ¿verdad? Mueva el cursor al campo Número de referencia. A continuación, introduzca el número de cheque del cheque del cliente. ¿Necesita completar este paso? Nah. Sin embargo, esta información puede ser útil si usted o el cliente más tarde terminan con preguntas sobre qué cheques pagaron qué facturas.
(Opcional) Añada una descripción del memo. use la descripción del memo para almacenar alguna información que le ayudará de alguna manera. Tenga en cuenta que este campo se imprime en el extracto de cliente.
Si el cliente tiene algún crédito pendiente, decida si lo aplica o no en este pago, QuickBooks suma los montos de cualquiera de los créditos existentes del cliente. Cuando usted crea una nueva factura, QuickBooks le notifica que hay créditos disponibles en la cuenta del cliente y le pregunta si desea aplicar alguno de ellos a la nueva factura Si desea aplicar un abono a una factura abierta específica, seleccione la factura y haga clic en el botón Descuentos y Créditos. Cuando QuickBooks muestre la ficha Créditos del cuadro de diálogo Descuento y créditos, haga clic en el abono que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Listo.
Por defecto, QuickBooks aplica automáticamente el pago a las facturas abiertas, comenzando con la factura abierta más antigua. Puede modificar esta aplicación introduciendo importes en la columna Pago. Simplemente haga clic en el importe del pago de la factura abierta e introduzca el importe correcto. QuickBooks le preguntará qué desea hacer con el sobrepago: Puede dejar el importe a cuenta a aplicar o devolver el importe al cliente o cliente. Si usted registra un pago incompleto, QuickBooks le pregunta si desea dejar la cantidad no pagada allí o si desea cancelar el saldo restante. Si desea anular los pagos que ya ha aplicado a facturas abiertas, haga clic en el botón Desactivar pago. Los botones Desaplicar pago y Aplicar pago automático son el mismo botón. QuickBooks cambia el nombre del botón, dependiendo de si ya ha aplicado pagos.
Si ofrece condiciones de pago que incluyen un descuento por pronto pago, QuickBooks reduce automáticamente el importe original de la factura abierta en el descuento por pronto pago que usted especifique para calcular el importe ajustado a pagar si el pago está fechado dentro del período de descuento. A continuación, haga clic en el botón Descuento y créditos. Escriba el importe en dólares del descuento en el cuadro de texto Importe del descuento. A continuación, especifique la cuenta de gastos que desea utilizar para realizar un seguimiento de los descuentos activando la lista desplegable Cuenta de descuento y seleccionando una de las cuentas.
Después de identificar las facturas que el cliente está pagando (la cantidad no aplicada probablemente debería ser cero), usted está listo para registrar la información de pago del cliente. Puede hacerlo haciendo clic en el botón Guardar y nuevo o en el botón Guardar y cerrar. QuickBooks guarda el pago del cliente que se muestra en pantalla. Si hace clic en Guardar y nuevo, QuickBooks muestra una ventana vacía de Recibir pagos para que pueda introducir otro pago.
