Cuando llega una factura, lo primero que hay que hacer es registrarla en QuickBooks 2015. Puede registrar facturas a través de la ventana Introducir facturas o del registro de Acreedores. Si tiene previsto realizar un seguimiento de las facturas por gastos y artículo, debe utilizar la ventana Introducir facturas.
Seleccione Vendors→Enter Facturas.Alternativamente, haga clic en el icono Introducir facturas en el área Proveedores en la página de inicio. Sin duda notará que la mitad superior de esta ventana se parece mucho a un cheque, y eso se debe a que gran parte de la información que usted pone aquí termina en el cheque que usted escribe para pagar su factura.
Si desea pagar esta factura a un proveedor que ya está en la lista de proveedores, haga clic en la flecha hacia abajo al final de la línea Proveedor y seleccione el proveedor. Si este proveedor es nuevo, QuickBooks le pide que agregue o configure rápidamente alguna información sobre el proveedor: la dirección, el límite de crédito, las condiciones de pago, etc. Si tiene una o más órdenes de compra sin completar con el proveedor que usted seleccione, QuickBooks le pregunta si desea recibir contra una orden de compra. Si decide recibir contra un pedido, QuickBooks muestra la ventana de diálogo Abrir pedidos. Para crear un pedido, que es un registro de los artículos que se solicitan a los proveedores, seleccione Vendors→Create Pedidos. Cuando QuickBooks muestra la ventana Crear pedidos, describa su pedido. Por cierto, los pedidos se imprimen y se tratan del mismo modo que las facturas y los abonos.
En la línea Condiciones, abra la lista desplegable y seleccione las condiciones de pago.
(Opcional) Introduzca el número de referencia del proveedor Si introduce el número de referencia del proveedor para la factura (probablemente sea sólo el número de factura o su número de cuenta), el número de referencia se imprimirá en el documento que forma parte del cheque impreso.
(Opcional) Ingrese un memo para describir la factura Puede ingresar una nota en el cuadro de texto Memo. La nota que introduzca aparecerá en el registro de proveedores.
Mueva el cursor hacia abajo a la columna Cuenta de la pestaña Gastos e introduzca un nombre de cuenta de gastos. Si ese es el caso, haz clic en la flecha hacia abajo para ver una lista de todas tus cuentas. Probablemente tenga que desplazarse hacia abajo por la lista para llegar a las cuentas de gastos. Si necesita crear una nueva categoría de cuenta de gastos para esta factura, seleccione Añadir nuevo en la parte superior de la lista. Aparecerá la ventana de diálogo Nueva cuenta. Rellene la información y haga clic en Aceptar ¿Qué pasa si el dinero que está pagando debido a esta factura se puede dividir en dos, tres o cuatro cuentas de gastos? Simplemente haga clic debajo de la cuenta que acaba de ingresar. Aparece la flecha hacia abajo. Haga clic en él para ingresar a otra cuenta de gastos, y otra, y otra, y otra si es necesario.
Si está dividiendo esta factura entre varias cuentas, asegúrese de que los números de la columna Importe se sumen al total de la factura.
(Opcional) Escriba palabras de explicación o sabiduría en la columna Nota.
(Opcional) Asigne el gasto a un cliente: Si usted planea ser reembolsado por estos gastos, o si sólo quiere hacer un seguimiento de sus gastos por trabajo, ingrese el cliente que le va a reembolsar. Introduzca un importe para cada cuenta si es necesario. Puede usar la flecha hacia abajo para buscar clientes y luego hacer clic en ellos.
(Opcional) Asigne el gasto a una clase. también puede hacer un seguimiento de los gastos por clase haciendo entradas en la columna Clase. Si desea que QuickBooks realice un seguimiento de los gastos por clase, puede configurarlo para que lo haga. Para configurar QuickBooks para realizar un seguimiento de los gastos, elija Edit→Preferences Cuando QuickBooks muestre el cuadro de diálogo Preferencias, haga clic en el icono Contabilidad, haga clic en la ficha Preferencias de la empresa y, a continuación, active la casilla de verificación Utilizar seguimiento de clase.Si lo desea, haga clic en el botón Recalcular para totalizar los gastos.
Utilice la ficha Artículos para registrar los distintos artículos que representa la factura. En la lista desplegable Proveedor, seleccione el nombre del proveedor que le envió la factura. En la lista de pedidos pendientes, haga clic en la columna de la izquierda para poner una marca de verificación junto a la orden de compra por la que está pagando. ¿Bastante fácil? Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
Vaya a la columna Artículo e introduzca un nombre para el artículo. Haga clic en él para ver la lista de elementos. ¿El artículo que está pagando aparece en esta lista? Si es así, haga clic en ese elemento. Si no es así, seleccione Añadir nuevo en la parte superior de la lista y rellene la ventana Nuevo artículo.
Rellene el resto de las filas de artículos en la pestaña Artículos. Asegúrese de que la ficha Artículos muestre con precisión los artículos que está comprando, sus costos y sus cantidades. Si lo desea, haga clic en el botón Recalcular para totalizar los elementos.
Haga clic en Guardar y Nuevo para guardar su registro de la factura y luego ingrese otra factura. O haga clic en Guardar y cerrar para registrar su factura pero no para ingresar otra factura.
