Cómo registrar transacciones de cuentas por pagar

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Por Stephen L. Nelson

Dentro de QuickBooks 2012, usted tiene la opción de trabajar con o sin una cuenta de cuentas por pagar. Si lo desea, puede registrar los gastos cuando escribe cheques. Esto significa que para tener una lista completa de todos sus gastos, usted debe tener cheques registrados que paguen todos sus gastos. Este enfoque funciona bien.

QuickBooks también apoya un enfoque más preciso para registrar los gastos. Al responder algunas preguntas durante el proceso de configuración de QuickBooks, usted puede configurar una cuenta de cuentas por pagar, que es sólo una cuenta que rastrea los montos que debe a sus proveedores y a otros proveedores.

Cómo registrar una factura

Cuando se utiliza una cuenta de acreedores, se introducen las facturas que se reciben de los acreedores cuando se reciben.

La siguiente tabla muestra la forma en que se registra esta operación. El asiento 5 carga automáticamente los gastos de suministros de oficina por 1.000 USD y abona las cuentas a pagar por 1.000 USD. Este es el registro en el diario que sería registrado por QuickBooks si usted comprara $1,000 de suministros de oficina y luego ingresara esa factura en el sistema QuickBooks.

Registro en el diario 5: Registro de una compra de crédito
CuentaDébitoCréditoSuministros de oficina1.000Cuentas por pagar1.000Cómo

pagar una factura

Cuando más tarde pague esa factura, QuickBooks registrará el asiento de diario 6. En el asiento 6, QuickBooks carga cuentas por pagar de 1.000 USD y abona efectivo de 1.000 USD. El efecto neto sobre las cuentas por pagar combinando tanto la compra como el pago es cero.

Eso tiene sentido, ¿verdad? El enfoque que se muestra en los asientos 5 y 6 cuenta el importe que debe a algún proveedor como un pasivo, cuentas por pagar, sólo mientras usted debe el dinero.

Registro en el diario 6: Registro del pago al proveedor
CuentaDébitoAbonoAcreedorAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedoresAcreedores1,000Efectivo1,000Activo1,

000Cuandoregistre el Asiento6enLibrosRápidas

,debeproporcionar elnombre de la cuenta.

QuickBooks obviamente sabe qué cuenta acreditar – la cuenta de cuentas por pagar. Sin embargo, QuickBooks también tiene que saber el gasto o la cuenta de activos a debitar.

QuickBooks necesita saber qué cuenta de efectivo acreditar cuando usted paga una cantidad de cuentas por pagar. Esto se identifica cuando escribe el cheque para pagar la cuenta.

Algunos otros indicadores de cuentas por pagar

Aquí hay un par de puntos adicionales sobre los asientos 5 y 6:

  • El método de cuentas por pagar es más preciso. El método de cuentas por pagar, que es lo que muestran los asientos 5 y 6, es la mejor manera de registrar sus facturas. El método de cuentas por pagar significa que usted registra los gastos cuando los gastos realmente ocurren. como ya se habrá dado cuenta, el método de cuentas por pagar es realmente la imagen reflejada del enfoque de cuentas por cobrar. El gran beneficio del método de cuentas por pagar, como usted puede intuir, es que hace un seguimiento de las cantidades que usted debe a los proveedores y vendedores y reconoce los gastos a medida que ocurren en lugar de cuando usted los paga (lo cual puede ser un poco más tarde).
  • No todos los débitos son para un gasto. El asiento 5 muestra el cargo que va a una cuenta de gastos de material de oficina. Muchas de las cuentas por pagar que usted registra son cantidades adeudadas por gastos; sin embargo, no todas las transacciones de cuentas por pagar se derivan de incurrir en algún gasto. Es posible que también tenga que registrar la compra de un activo, como por ejemplo un equipo. En este caso, el cargo no va a una cuenta de gastos sino a una cuenta de activos fijos. Sin embargo, aparte de esta pequeña modificación, la operación funciona de la misma manera.

¿Puede adivinar cómo se registra una compra de gastos o de activos fijos si no utiliza una cuenta de cuentas por pagar? En el caso de que usted haya pagado $1,000 por suministros de oficina, QuickBooks debita $1,000 en gastos de suministros de oficina y acredita $1,000 en efectivo cuando usted escribe un cheque de $1,000.

Como parte de la escritura del cheque, se identifica la cuenta de gastos que se debe cargar.

Si está comprando un equipo de 1.000 dólares, el asiento se ve y funciona aproximadamente de la misma manera. Cuando usted registra la compra, QuickBooks carga la cuenta del activo por $1,000 y abona en efectivo por $1,000. Una vez más, esta transacción se registra cuando usted escribe el cheque para pagar el activo fijo.

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