Cómo registrar una venta o pago

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Por Stephen L. Nelson

Para poder utilizar QuickBooks 2012, usted debe entender cómo registrar los pagos. Los principios contables establecen que los ingresos por ventas deben ser reconocidos cuando se realiza una venta. Y que la venta se realiza cuando un negocio proporciona bienes o servicios a un cliente.

Este requisito de registrar los ingresos por ventas en el momento en que se suministran los bienes o servicios significa que la contabilidad de los ingresos por ventas es un poco más complicada de lo que usted pudo haber adivinado primero. Aquí se muestra la primera operación, por ejemplo, la operación que registra una venta.

Asiento 1: Registro de una venta al contado
CuentaDébito-AbonoCuentas por cobrar1.000Ingresos por ventas1.

000Ingreso en

el diario

1 muestra cómo se puede registrar una venta de $1.000. El asiento muestra un cargo de 1.000 USD en las cuentas por cobrar y un abono de 1.000 USD en los ingresos por ventas. Para registrar una venta de 1.000 USD – una venta a crédito – el asiento debe mostrar tanto el aumento de 1.000 USD en las cuentas por cobrar como el aumento de 1.000 USD en los ingresos por ventas.

Cuando la empresa recibe el pago del cliente por el crédito de 1.000 dólares, registra un asiento como el que se muestra.

Asiento 2: Registro del pago de deudor
CuentaDebitCreditCash1,000Cuentas por cobrar1,

000Entrada 2

del diario

muestra un débito de $1,000 en efectivo, que es el aumento de $1,000 en la cuenta de efectivo que se produce porque el cliente acaba de pagarle $1,000. El asiento 2 también muestra un abono de 1.000 USD en las cuentas de deudor. Este abono en la cuenta de activos fijos de deudores reduce el saldo de deudores.

En el momento en que se registra tanto el Asiento 1 como el Asiento 2, el efecto neto es un cargo en efectivo de 1.000 USD (que muestra que el efectivo ha aumentado en 1.000 USD) y un abono de 1.000 USD a los ingresos por ventas (que muestra que los ingresos por ventas han aumentado en 1.000 USD). El cargo de 1.000 USD a cuentas por cobrar y el abono de 1.000 USD a cuentas por cobrar neto a cero.

Si piensa un poco en este negocio de cuentas por cobrar, debe darse cuenta de que tiene sentido. Aunque la cuenta de deudores incluye un saldo de deudores de 1.000 USD, esto sólo significa que el cliente le debe 1.000 USD. Pero cuando el cliente finalmente paga el billete de $1,000, usted necesita poner a cero esa cuenta por cobrar.

QuickBooks, por cierto, registra automáticamente el Asiento 1 y el Asiento 2. El asiento 1 se registra cada vez que se emite o se crea una factura de deudor.

Por lo tanto, no es necesario preocuparse por los cargos y abonos mostrados en el Asiento 1, excepto en una ocasión especial: Al configurar los artículos de QuickBooks y QuickBooks (los artículos son cosas que se incluyen en las facturas), usted especifica qué cuenta debe acreditarse para realizar un seguimiento de los ingresos por ventas.

Por lo tanto, aunque es posible que no tenga que preocuparse mucho por la mecánica del Registro en el diario 1, debe comprender cómo funciona este registro en el diario para poder configurar QuickBooks correctamente.

El Asiento 2 también se registra automáticamente por QuickBooks. QuickBooks registra el asiento 2 cada vez que se registra un pago en efectivo de un cliente. Por lo tanto, no tiene que preocuparse por los cargos y abonos necesarios para registrar los pagos de deudor. Es útil comprender cómo funciona este asiento y cómo QuickBooks registra esta transacción de pago de cliente.

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