Cómo usar la función Categorías de Outlook 2013

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Por Wallace Wang

La función Categorías de Outlook está diseñada para ayudarle a distinguir lo que es urgente de lo que puede esperar. Hay mucho valor en una buena colección de información. Sin embargo, no puede extraer el valor completo de una lista de contactos o tareas si no puede obtener una idea rápida de qué elementos son importantes y cuáles no.

Asignar una categoría en Outlook 2013

Al configurar Outlook por primera vez, puede averiguar qué categorías están disponibles haciendo clic en el botón Categorizar de la ficha Inicio. El botón Categorizar parece un pequeño cuadrado multicolor de tres en raya. Varios otros módulos de Outlook también muestran el botón Categorizar; hace el mismo trabajo dondequiera que lo encuentre.

Al hacer clic en el botón Categorizar se abre una lista de categorías (¡sorpresa!), cada una con el nombre de un color. Si simplemente desea codificar sus artículos por colores a partir del valor predeterminado, el proceso es bastante sencillo.

Siga estos pasos para asignar una categoría a un artículo:

1. Haga clic en el elemento que desea categorizar.
2. Haga clic en el botón Categorizar y elija de la lista Un bloque de color aparece en el elemento para indicar la categoría que ha elegido.

Puede asignar varias categorías a cada elemento, aunque poner demasiados en un elemento puede ser más confuso que no asignar ninguna categoría en absoluto.

Cambiar el nombre de una categoría en Outlook

Puede memorizar lo que significa cada color de categoría de Outlook si lo desea, pero probablemente sería más fácil cambiar el nombre de las categorías a colores específicos:

1. Haga clic en el botón Categorizar y seleccione Todas las categorías.
2. Haga clic en la categoría que desee cambiar de nombre y la categoría que seleccione aparecerá resaltada.
3. La categoría que ha elegido está rodeada por un cuadro para mostrar que puede editarla.
4. Escriba el nuevo nombre que desea asignar a esa categoría y el nombre que escriba aparecerá en lugar del nombre anterior.
5. Se cierra el cuadro de diálogo Categorías de color.

Si cambia el nombre de una categoría que ya había asignado a algunos elementos de Outlook, el nombre de esa categoría cambia automáticamente en esos elementos.

Cambiar el color de una categoría en Outlook

Puede cambiar el color de una categoría así como su nombre. Asignar colores memorables puede dar pistas importantes sobre cómo va tu trabajo o qué tan bien te mantienes al día con los proyectos actuales.

Siga estos pasos para cambiar el color de una categoría:

1. Haga clic en el botón Categorizar y seleccione Todas las categorías.
2. Haga clic en la categoría a la que desea asignar un nuevo color.
3. Haga clic en el botón Color y aparecerá un cuadro desplegable que muestra los colores que puede elegir.
4. Haga clic en el color que desee asignar y aparecerá el color que haya elegido en lugar del color antiguo.
5. Se cierra el cuadro de diálogo Categorías de color.

Puede elegir Ninguno y crear una categoría incolora. Eso es un poco monótono, pero si se ajusta a tu estado de ánimo, hazlo. Una posible razón para crear categorías incoloras es que Outlook sólo ofrece 25 colores, y puede tener más de 25 categorías. Pero después de superar las 25 categorías, podría considerar reducir el número de categorías para reducir la confusión.

Asignar una tecla de acceso directo de categoría en Outlook

Puede asignar a cada categoría una tecla de acceso directo, que le permite asignar una categoría sin tocar el ratón. Esto es muy útil cuando se desea hacer zoom en una pantalla llena de mensajes de correo electrónico o tareas y poner todo en algún tipo de orden.

Para asignar una tecla de acceso directo a una categoría, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón Categorizar y seleccione Todas las categorías.
2. Haga clic en la categoría a la que desea asignar una tecla de acceso directo.
3. Haga clic en el menú Tecla de acceso directo Aparece la lista de teclas de acceso directo.
4. El nombre de la tecla de acceso directo que ha elegido aparece a la derecha de la categoría.
5. No puede asignar más de una tecla de acceso directo a una categoría; eso sería confuso. Sin embargo, puede asignar más de una categoría a una posición.