Cómo usar la función de búsqueda en Excel 2013

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Por Greg Harvey

Cuando todo lo demás falla, puede usar la función Buscar de Excel 2013 para localizar información específica en la hoja de trabajo. Elija Home→Find y Select→Find o presione Ctrl+F, Shift+F5, o incluso Alt+HFDF para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

En el cuadro desplegable Buscar lo que se muestra en este cuadro de diálogo, introduzca el texto o los valores que desee buscar y, a continuación, haga clic en el botón Buscar siguiente o pulse Entrar para iniciar la búsqueda. Seleccione el pulsador Opciones en la ventana de diálogo Buscar y reemplazar para ampliar las opciones de búsqueda.

Cuando busque una entrada de texto con la función Buscar y reemplazar, tenga en cuenta si el texto o el número que introduzca en el cuadro Buscar texto está separado en su celda u ocurre como parte de otra palabra o valor. Por ejemplo, si introduce los caracteres en el cuadro de texto Buscar qué y no selecciona la casilla de verificación Coincidir con todo el contenido de la celda, Excel encontrará

  • El In en el Ingreso Regional 2010 en la celda A1
  • La In en Internacional en A8, A16, A24 y así sucesivamente.
  • El en Total de Gastos Operativos en la celda A25

Si selecciona el cuadro de diálogo Coincidir todo el contenido de la celda en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar antes de realizar la búsqueda, Excel no considerará que nada en la hoja coincide porque todas las entradas tienen otro texto que rodea al texto que está buscando. Si tuviera la abreviatura de Indiana (IN) en una celda por sí misma y hubiera elegido la opción Coincidir con el contenido de toda la celda, Excel encontraría esa celda.

Al buscar texto, también puede especificar si desea que Excel coincida con el caso que utiliza al introducir el texto de búsqueda en el cuadro Buscar texto. De forma predeterminada, Excel ignora las diferencias de mayúsculas y minúsculas entre el texto de las celdas de la hoja de cálculo y el texto de búsqueda que se introduce en el cuadro Buscar texto. Para realizar una búsqueda que distingue entre mayúsculas y minúsculas, debe seleccionar la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas.

Si el texto o los valores que desea ubicar en la hoja de trabajo tienen un formato especial, puede especificar el formato para que coincida al realizar la búsqueda.

Para que Excel coincida con el formato asignado a una celda en particular en la hoja de trabajo, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el botón desplegable a la derecha del botón Formato en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y seleccione la opción Elegir formato de celda en el menú emergente.
  2. El cuadro de diálogo Buscar formato desaparece, y Excel añade un icono de cuentagotas de tinta al puntero blanco normal del ratón y al puntero táctil.
  3. El formato de la hoja de trabajo seleccionada aparece en el cuadro de texto Vista previa del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, y puede buscarlo en otros lugares de la hoja de trabajo haciendo clic en el botón Buscar siguiente o pulsando Intro.

Para seleccionar el formato que coincida con la búsqueda en las opciones del cuadro de diálogo Buscar formato, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el botón Formato o haga clic en su botón desplegable y elija Formato en su menú.
  2. Seleccione las opciones de formato que coincidan en las distintas fichas y haga clic en Aceptar.

Cuando utilice cualquiera de estos métodos para seleccionar los tipos de formato que coincidan en su búsqueda, el botón Sin conjunto de formato cambiará a un botón de vista previa. La palabra Vista previa en este botón aparece en cualquier fuente y atributos que Excel toma de la celda de la muestra o a través de sus selecciones en el cuadro de diálogo Buscar formato.

Para restablecer la función Buscar y reemplazar para buscar en todos los formatos de nuevo, haga clic en Format→Clear Buscar formato y no volverá a aparecer ningún conjunto de formularios entre los botones Buscar y Formato.

Cuando busque valores en la hoja de trabajo, tenga en cuenta la diferencia entre fórmulas y valores. Por ejemplo, digamos que la celda K24 de su hoja de cálculo contiene el valor calculado $15,000. Si escribe 15000 en el cuadro de texto Buscar qué y pulsa Intro para buscar este valor, en lugar de encontrar el valor 15000 en la celda K24, Excel muestra un cuadro de alerta con el siguiente mensaje:

Microsoft Excel no puede encontrar los datos que está buscando

Esto se debe a que el valor en esta celda es calculado por la fórmula

=I24*J24

El valor 15000 no aparece en esa fórmula. Para que Excel encuentre cualquier entrada que coincida con 15000 en las celdas de la hoja de trabajo, debe seleccionar Valores en el menú desplegable Buscar y reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar en lugar de la opción Fórmulas normalmente utilizada.

Si no conoce la ortografía exacta de la palabra o el nombre, o el valor o la fórmula exacta que está buscando, puede utilizar comodines, que son símbolos que representan texto desconocido o que falta. Utilice el signo de interrogación (?) para representar un único carácter desconocido; utilice el asterisco (*) para representar cualquier número de caracteres que falten.

Suponga que introduce lo siguiente en el cuadro de texto Buscar qué y selecciona la opción Valores en el menú desplegable Buscar en:

7*4

Excel se detiene en las celdas que contienen los valores 74, 704 y 75,234. Excel incluso encuentra la entrada de texto 782 4th Street!

Si realmente desea buscar un asterisco en la hoja de trabajo en lugar de utilizarlo como comodín, anímelo con una tilde (~), como se indica a continuación:

~*4

Esta disposición le permite buscar en las fórmulas de la hoja de trabajo una que se multiplique por el número 4.

La siguiente entrada en el cuadro de texto Buscar qué encuentra celdas que contienen enero, enero, junio, Janet, etc.

J?n*

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