Cómo usar las funciones de fecha en Excel 2016

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Por Greg Harvey

Excel 2016 contiene una serie de funciones incorporadas de fecha que puede utilizar en sus hojas de cálculo. Cuando instala y activa el complemento Analysis ToolPak, tiene acceso a una serie de funciones de fecha adicionales, muchas de las cuales están especialmente diseñadas para tratar con la semana laboral normal de lunes a viernes, de cinco días (excluyendo, por supuesto, sus preciosos días de fin de semana de los cálculos).

HOY

La función de fecha más fácil tiene que ser TODAY. Esta función no acepta argumentos y siempre se introduce de la siguiente manera:

=TODAY()

Cuando ingresa a la función HOY en una celda al hacer clic en la lista desplegable del botón de comando Fecha y Hora en la ficha Fórmulas de la Cinta o al escribirla, Excel devuelve la fecha actual utilizando el siguiente formato de fecha:

9/15/2016

Tenga en cuenta que la fecha de inserción en una celda con la función TODAY no es estática. Cada vez que se abre una hoja de trabajo que contiene esta función, Excel recalcula la función y actualiza su contenido a la fecha actual. Esto significa que usted no suele utilizar HOY para introducir la fecha actual cuando lo está haciendo con fines históricos (una factura, por ejemplo) y nunca quiere que cambie.

Si utiliza TODAY y desea que la fecha actual sea estática en la hoja de cálculo, deberá convertir la función en su número de serie. Puede hacer esto para celdas individuales: Primero, seleccione la celda, presione F2 para activar el modo Editar, presione F9 para reemplazar =TODAY() con el número de serie actual en la barra de Fórmulas, y haga clic en el botón Intro para insertar este número de serie en la celda.

Puede hacer esta conversión en un rango de celdas seleccionando el rango, copiándolo al Portapapeles haciendo clic en el botón Copiar en la pestaña Inicio de la Cinta (o presionando Ctrl+C), y luego inmediatamente pegando los valores calculados en el mismo rango seleccionando la opción Pegar Valores en el menú desplegable del botón Pegar (o presionando Alt+HVV).

FECHA y DATEVALUACIÓN

La función DATE del menú desplegable del botón de comando Date & Time devuelve un número de serie de fecha para la fecha especificada por el argumento year, month, and day. Esta función utiliza la siguiente sintaxis:

FECHA (año, mes, día)

Esta función es útil cuando tiene una hoja de trabajo que contiene las diferentes partes de la fecha en columnas separadas, similar a la que se muestra aquí. Puede utilizarlo para combinar las tres columnas de información de fecha en una sola celda de fecha que puede utilizar para ordenar y filtrar.

Uso de la función FECHA para combinar información de fecha separada en una sola entrada.

La función DATEVALUE del menú desplegable del botón Date & Time de la ficha Fórmulas devuelve el número de serie de la fecha de una fecha que se ha introducido en la hoja de cálculo como texto para que pueda utilizarla en los cálculos de fecha. Esta función toma un solo argumento:

DATEVALUE(date_text)

Supongamos, por ejemplo, que ha hecho la siguiente entrada de texto en la celda B12:

'5/21/2016

(Recuerde que cuando usted prefacia una entrada con un apóstrofe, Excel inserta esa entrada como texto incluso si el programa la hubiera puesto como valor.) A continuación, puede convertir esta entrada de texto en un número de serie de fecha introduciendo la siguiente fórmula en la celda C12 de al lado:

=VALOR DE FECHA(B12)

Excel entonces devuelve el número de serie de fecha, 42511, a la celda C12, la cual puede convertir en una fecha más inteligible al formatearla con uno de los formatos de número de fecha de Excel (Ctrl+1).

Debe convertir las funciones DATE y DATEVALUE en sus números de serie de fecha calculada para clasificarlas y filtrarlas. Para convertir estas funciones individualmente, seleccione una celda, pulse F2 para activar el modo Editar y, a continuación, pulse F9 para sustituir la función por el número de serie de la fecha calculada; finalmente, haga clic en el botón Intro de la barra de fórmulas para insertar este número de serie en la celda.

Para hacer esta conversión en un rango de celdas, seleccione el rango, cópielo en el Portapapeles presionando Ctrl+C, y luego pegue inmediatamente los números de serie calculados en el mismo rango seleccionando la opción Pegar Valores del menú desplegable del botón Pegar (o presione Alt+HVV).

DÍA, SEMANA, MES y AÑO

Las funciones DAY, WEEKDAY, MONTH y YEAR Date del menú desplegable del botón de comando Date & Time devuelven sólo partes del número de serie de fecha que usted especifica como su argumento:

• DAY(serial_number) para devolver el día del mes en la fecha (como un número entre 1 y 31).
• WEEKDAY(serial_number,[return_type]) para devolver el día de la semana (como un número entre 1 y 7 o 0 y 6). El argumento opcional return_type es un número entre 1 y 3; 1 (o ningún argumento return_type) especifica el primer tipo donde 1 es igual a domingo y 7 es igual a sábado; 2 especifica el segundo tipo donde 1 es igual a lunes y 7 es igual a domingo; y 3 especifica el tercer tipo donde 0 es igual a lunes y 6 es igual a domingo.
• MONTH(serial_number) para devolver el número del mes en el número de serie de la fecha (de 1 a 12).
• YEAR(serial_number) para devolver el número del año (como un entero entre 1900 y 9999) en el número de serie de la fecha.

Por ejemplo, si introduce la siguiente función DÍA en una celda como se indica a continuación:

DÍA(FECHA(16,4,15))

Excel devuelve el valor 15 a esa celda. Si, en su lugar, utiliza la función DÍA DE LA SEMANA como se indica a continuación:

DÍA DE LA SEMANA (FECHA(16,4,15))

Excel devuelve el valor 7, que representa Sábado (usando el primer tipo return_type donde Domingo es 1 y Sábado es 7) porque no se especifica el argumento opcional return_type. Si utiliza la función MES en esta fecha como en la siguiente:

MES(FECHA(16,4,15))

Excel devuelve 4 a la celda. Sin embargo, si utiliza la función AÑO en esta fecha como en la siguiente:

AÑO(FECHA(16,4,15))

Excel devuelve 1916 a la celda (en lugar de 2016).

Esto significa que si desea introducir un año en el siglo XXI como argumento de año de la función FECHA, deberá introducir los cuatro dígitos de la fecha, como se indica a continuación:

FECHA(2016,4,15)

Observe que puede utilizar la función AÑO para calcular la diferencia en años entre dos fechas. Por ejemplo, si la celda B6 contiene 7/23/1978 y la celda C6 contiene 7/23/2016, se puede introducir la siguiente fórmula utilizando la función AÑO para determinar la diferencia en años:

=AÑO(C6)-AÑO(B6)

Excel devuelve 38 a la celda que contiene esta fórmula.

No utilice estas funciones en fechas introducidas como entradas de texto. Utilice siempre la función DATEVALUE para convertir estas fechas de texto y, a continuación, utilice las funciones DÍA, SEMANA, MES o AÑO en los números de serie devueltos por la función DATEVALUE para garantizar resultados precisos.

DÍAS360

La función DAYS360 en el menú desplegable del botón de comando Fecha y hora devuelve el número de días entre dos fechas basado en un año de 360 días (es decir, uno en el que hay 12 meses iguales de 30 días cada uno). La función DAYS360 toma los siguientes argumentos:

DAYS360(start_date,end_date,[method])

Los argumentos start_date y end_date son números de serie de fecha o referencias a celdas que contienen dichos números de serie. El argumento opcional del método es TRUE o FALSE, donde FALSE especifica el uso del método de cálculo de EE.UU. y TRUE especifica el uso del método de cálculo europeo:

• Método de EE.UU. (NASD) (FALSE o argumento del método omitido): En este método, si la fecha de inicio es igual al día 31 del mes, pasa a ser igual al día 30 del mismo mes; si la fecha de finalización es el día 31 de un mes y la fecha de inicio es anterior al día 30 del mes, la fecha de finalización pasa a ser el día 1 del mes siguiente; en caso contrario, la fecha de finalización es igual al día 30 del mismo mes.
• Método europeo (TRUE): En este método, las fechas de inicio y fin que se producen el día 31 de un mes son iguales al día 30 del mismo mes.