Cómo usar las funciones de la base de datos en Excel 2013

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Por Greg Harvey

Excel 2013 incluye una serie de funciones de base de datos que se pueden utilizar para calcular estadísticas, como el total, la media, el máximo, el mínimo y el recuento en un campo concreto de la lista de datos sólo cuando se cumplen los criterios especificados.

Por ejemplo, podría utilizar la función DSUM en una lista de datos de empleado para calcular la suma de todos los salarios de los empleados contratados después del 1 de enero de 2000, o podría utilizar la función DCOUNT para calcular el número de registros en la lista de datos para el departamento de Recursos Humanos.

Las funciones de la base de datos, independientemente de la diferencia de nombres (y todos ellos comienzan con la letra D) y los cálculos que realizan, toman los mismos tres argumentos que se ilustran con la función DAVERAGE:

DAVERAGE(base de datos, campo, criterios)

Los argumentos para las funciones de la base de datos requieren la siguiente información:

  • es el argumento que especifica el rango que contiene la lista y debe incluir la fila de nombres de campo en la fila superior.
  • es el argumento que especifica el campo cuyos valores deben ser calculados por la función de base de datos (promediados en el caso de la función DAVERAGE). Puede especificar este argumento incluyendo el nombre del campo entre comillas dobles (como en «Salario» o «Fecha de contratación»), o puede hacerlo introduciendo el número de la columna en la lista de datos (contando de izquierda a derecha con el primer campo contado como 1).
  • es el argumento que especifica la dirección del rango que contiene los criterios que está usando para determinar qué valores se calculan. Este rango debe incluir al menos un nombre de campo que indique el campo cuyos valores se van a evaluar y una celda con los valores o expresión que se van a utilizar en la evaluación.

Tenga en cuenta que al especificar el argumento del campo, debe hacer referencia a una columna en la lista de datos que contiene datos numéricos o de fecha para todas las funciones de la base de datos con la excepción de DGET. El resto de las funciones de la base de datos no pueden realizar cálculos en los campos de texto.

Si se especifica erróneamente una columna con entradas de texto como argumento de campo para estas funciones de base de datos, Excel devuelve un valor de error o 0 como resultado. La tabla enumera las diversas funciones de la base de datos disponibles en Excel junto con una explicación de lo que cada una de ellas calcula. (Ya sabes qué argumentos toma cada uno.)

Las funciones de la base de datos en Excel
Database FunctionWhat It CalculatesDAVERAGEApropicia todos los valores de un campo de la lista de datos que coinciden
Cuenta el número de celdas con entradas numéricas en un campo de
la lista de datos que coinciden con los criterios que usted especifique.
que coinciden con los criterios especificados. DGET extrae un valor individual de un registro de la lista de datos que
coincide con los criterios que usted especifique. Si no coincide ningún registro, el
devuelve el valor de error #VALUE! Si hay varios registros
DMAXDevuelve el valor más alto en un campo de la lista de datos que
Devuelve el valor más bajo en un campo de la lista de datos que
coincide con los criterios especificados. DPRODUCTMultiplica todos los valores de un campo de la lista de datos que
DSTDEVEstima la desviación estándar basada en la muestra de valores.
en un campo de la lista de datos que coincida con los criterios que usted
DSTDEVPC calcula la desviación estándar basada en la población de
en un campo de la lista de datos que coinciden con los criterios que usted
especifica.DSUMSums todos los valores en un campo de la lista de datos que coinciden con la variable
Calcula la desviación según el muestreo de valores de un campo.
de la lista de datos que coinciden con los criterios especificados.DVARPC calcula la desviación basándose en la población de valores de una
de la lista de datos que coinciden con los criterios especificados.

Las funciones de base de datos se utilizan muy raramente para clasificar su propio botón de comando en la ficha Fórmulas de la cinta. Como resultado, para usarlos en una hoja de trabajo, debe hacer clic en el botón Asistente para funciones (fx) en la barra de fórmulas y luego seleccionar Base de datos en el cuadro de lista desplegable Seleccionar una categoría y luego hacer clic en la función para usar o escribir la función Base de datos directamente en la celda.

La celda C2 en la hoja de trabajo mostrada en esta figura contiene la siguiente fórmula:

=DSUM(A3:J35,"Salario",F1:F2)

Esta función DSUM calcula el total de todos los salarios de la lista de datos que superan los 55.000 USD. Este total es de $468,500, como se muestra en la celda C2, que contiene la fórmula.

Para realizar este cálculo, especifique el rango A3:J35, que contiene toda la lista de datos. Este rango incluye la fila superior de nombres de campo como argumento de la base de datos (que Excel 2013 convirtió automáticamente a su equivalente en nombre de rango, Tabla 2[#Todos]).

A continuación, especifique «Salario» como argumento del campo de la función DSUM, ya que es el nombre del campo que contiene los valores que desea totalizar. Finalmente, especifique el rango E1:E2 como el argumento de criterios de la función DSUM porque estas dos celdas contienen el rango de criterios que designan que sólo se sumarán los valores que excedan los 55000 en el campo Salario.

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