Cómo utilizar el botón Insertar función de Excel

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Por Greg Harvey

Excel 2013 soporta una amplia variedad de funciones incorporadas que puede utilizar al crear fórmulas. Por supuesto, la función incorporada más popular es, con diferencia, la función SUM, que se inserta automáticamente al hacer clic en el botón de comando Suma de la ficha Inicio de la cinta.

(Tenga en cuenta que también puede utilizar este botón desplegable adjunto al botón Suma para insertar las funciones PROMEDIO, CONTADOR, MÁXIMO y MÍNIMO). Para utilizar otras funciones de Excel, puede utilizar el botón Insertar función en la barra de fórmulas (la que tiene el fx).

Al hacer clic en el botón Insertar función, Excel muestra la ventana de diálogo Insertar función. A continuación, puede utilizar sus opciones para encontrar y seleccionar la función que desea utilizar y para definir el argumento o argumentos que la función necesita para realizar su cálculo.

Para seleccionar la función que desea utilizar, puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos:

  • Haga clic en el nombre de la función si es una que ha utilizado últimamente y, por lo tanto, ya aparece en el cuadro de lista Seleccionar una función.
  • Seleccione el nombre de la categoría de la función que desea utilizar en el cuadro de lista desplegable O seleccione una categoría (La categoría utilizada más recientemente es la predeterminada) y, a continuación, seleccione la función que desea utilizar en esa categoría en el cuadro de lista Seleccionar una función.
  • Sustituya el texto «Escriba una breve descripción de lo que desea hacer y, a continuación, haga clic en Ir» en el cuadro de texto Buscar una función con palabras clave o una frase sobre el tipo de cálculo que desea realizar (por ejemplo, «rendimiento de la inversión»). Haga clic en el botón Ir o pulse Entrar y haga clic en la función que desea utilizar en la categoría Recomendada que aparece en el cuadro de lista Seleccionar una función.

Al seleccionar la función a utilizar en el cuadro de lista Seleccionar una función, haga clic en el nombre de la función para que Excel le proporcione una breve descripción de lo que hace la función, que se muestra debajo del nombre de la función con su(s) argumento(s) mostrado(s) entre paréntesis (a lo que se refiere como la sintaxis de la función).

Para obtener ayuda sobre el uso de la función, haga clic en el enlace Ayuda sobre esta función que se muestra en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo Insertar función para abrir la ventana Ayuda en su propio panel de la derecha. Cuando termine de leer y/o imprimir este tema de ayuda, haga clic en el botón Cerrar para cerrar la ventana de Ayuda y volver al cuadro de diálogo Insertar función.

Puede seleccionar los tipos de funciones de Excel más utilizados e introducirlos simplemente seleccionando sus nombres en los menús desplegables adjuntos a sus botones de comando en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas de la cinta. Estos botones de comando incluyen Financiero, Lógico, Texto, Fecha y Hora, Búsqueda y Referencia, y Matemáticas y Trig.

Además, puede seleccionar funciones en las categorías Estadísticas, Ingeniería, Cubo, Información, Compatibilidad y Web de los menús de continuación que aparecen cuando hace clic en el botón de comando Más funciones en la ficha Fórmulas.

Y si encuentra que necesita insertar una función en la hoja de trabajo que ingresó recientemente en la hoja de trabajo, es muy probable que cuando haga clic en el botón de comando Usado recientemente, esa función aparezca en su menú desplegable para que usted la seleccione.

Cuando hace clic en Aceptar después de seleccionar la función que desea utilizar en la celda actual, Excel inserta el nombre de la función seguido de un conjunto cerrado de paréntesis en la barra de fórmulas. Al mismo tiempo, el programa cierra la ventana de diálogo Insertar función y, a continuación, abre la ventana de diálogo Argumentos de función.

A continuación, se utiliza el cuadro o cuadros de texto de argumento visualizados en la ventana de diálogo Argumentos de función para especificar los números y otra información que se deben utilizar cuando la función calcula su resultado.

Todas las funciones -incluso aquellas que no aceptan argumentos, como la función TODAY- siguen el nombre de la función por un paréntesis cerrado, como en =TODAY(). Si la función requiere argumentos (y casi todos requieren al menos uno), estos argumentos deben aparecer entre paréntesis después del nombre de la función.

Cuando una función requiere múltiples argumentos, como la función FECHA, los distintos argumentos se introducen en el orden deseado (como en año, mes, día para la función FECHA) entre paréntesis separados por comas, como en FECHA(33,7,23).

Cuando se utilizan los cuadros de texto de la ventana de diálogo Argumentos de función para introducir los argumentos de una función, se puede seleccionar la celda o el rango de celdas en la hoja de trabajo que contiene las entradas que se desean utilizar.

Haga clic en el cuadro de texto del argumento que desea definir y, a continuación, comience a arrastrar el cursor de celda a través de las celdas o, si el cuadro de diálogo Argumentos de función está ocultando la primera celda del rango que desea seleccionar, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo situado a la derecha inmediata del cuadro de texto.

Arrastrar o hacer clic en este botón reduce el cuadro de diálogo Argumentos de función al cuadro de texto del argumento actualmente seleccionado, permitiéndole arrastrar por el resto de las celdas del rango.

Si comenzó a arrastrar sin hacer clic primero en el botón Contraer cuadro de diálogo, Excel expande automáticamente la ventana de diálogo Argumentos de función tan pronto como suelta el botón del ratón.

Si ha hecho clic en el botón Contraer cuadro de diálogo, debe hacer clic en el botón Expandir cuadro de diálogo (que sustituye al botón Contraer cuadro de diálogo situado a la derecha del cuadro de texto del argumento) para restaurar el cuadro de diálogo Argumentos de función a su tamaño original.

Al definir argumentos para una función en la ventana de diálogo Argumentos de función, Excel muestra el resultado calculado después del título «Resultado de fórmula =» cerca de la parte inferior de la ventana de diálogo Argumentos de función.

Cuando termine de introducir los argumentos necesarios para su función (y cualquier argumento opcional que pueda pertenecer a su cálculo en particular), haga clic en Aceptar para que Excel cierre la ventana de diálogo Argumentos de función y sustituya la fórmula en la visualización de la celda actual por el resultado calculado.

También puede escribir el nombre de la función en lugar de seleccionarlo en la ventana de diálogo Insertar función. Cuando comienza a escribir el nombre de una función después de escribir un signo igual (=), la función Autocompletar de Excel se activa mostrando un menú desplegable con los nombres de todas las funciones que empiezan con el/los carácter(es) que escribe.

A continuación, puede introducir el nombre de la función que desea utilizar haciendo doble clic en su nombre en este menú desplegable. Excel entonces introduce el nombre de la función junto con el paréntesis abierto como en =DATE( para que pueda empezar a seleccionar el/los rango(s) de celdas para el primer argumento.

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