Consejos para Propietarios: Política de Pago de Alquiler

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Por Robert S. Griswold, Laurence Harmon

Su contrato de alquiler debe indicar claramente cómo los residentes deben pagar el alquiler: mediante pago electrónico, cheque personal, cheque de caja, giro postal o efectivo. Sin importar el método, dé a sus residentes un recibo por todo el dinero recibido.

Aceptación de pagos electrónicos

La tecnología está haciendo que el proceso de cobro de la renta sea mucho más eficiente y oportuno. Los propietarios y administradores de propiedades ahora pueden beneficiarse de la capacidad de su institución financiera para procesar cientos de pagos de alquiler en cuestión de minutos. Debido a las mejoras en la automatización del software y la encriptación de seguridad, que evita el robo de información confidencial, los pagos electrónicos son en realidad más seguros que el método convencional de pago por cheque.

Varias compañías ahora ofrecen tecnología para la transferencia electrónica de fondos para permitir que los residentes paguen su renta. El programa informático le permite descargar los detalles de todos los pagos procesados cada mes. Se le notifica automáticamente si un residente no tiene fondos suficientes para cubrir la transferencia para que pueda hacer cumplir sus políticas regulares de cobro de alquiler.

Consulte con su filial local del Instituto de Administración de Bienes Raíces (IREM) o con la Asociación Nacional de Apartamentos (NAA) para obtener más información sobre estas compañías.

La mayoría de los residentes se sienten cómodos pagando electrónicamente en lugar de escribir y enviar un cheque por correo cada mes. Este método de pago es cada vez más popular. Con los pagos electrónicos, un residente simplemente llena un formulario una vez, y la cantidad preautorizada se deduce en un día designado (generalmente entre el primero y el quinto de cada mes) de su cuenta bancaria y se deposita directamente en su cuenta.

Pasando a la vieja escuela con cheques y giros postales

Para muchos propietarios de propiedades de alquiler, aceptar cheques (personales, de caja o de giro postal) es una rutina. La mayoría de los residentes tienen una cuenta corriente personal, y pagar con cheque es fácil para ellos. El procesamiento de cheques también ha mejorado mucho con las nuevas regulaciones federales para la industria bancaria que permiten que los cheques sean escaneados y convertidos a una transferencia electrónica de fondos.

Consulte con su institución financiera para ver si puede utilizar esta tecnología para simplificar el cobro del alquiler, proporcionar acceso inmediato a los fondos y eliminar los viajes al banco.

Algunos propietarios solicitan cheques posfechados por adelantado a sus residentes con la idea de que ya tienen el pago del alquiler a la mano. Nunca es una buena idea aceptar cheques posfechados. A menudo estos cheques no son buenos, y muchas leyes estatales consideran que un cheque posfechado es un pagaré. Es posible que no pueda presentar una acción de desalojo por falta de pago del alquiler mientras la nota esté pendiente.

El pago por cheque es condicional. Si el cheque no es honrado por alguna razón, es como si el residente nunca hubiera pagado, y se deben aplicar cargos por pago tardío y por cheque devuelto. El escaneo de cheques puede darle aviso inmediato de que los fondos no están disponibles, lo que le permite ponerse en contacto con el residente y comenzar de inmediato los esfuerzos de cobranza.

Nunca acepte cheques de terceros, como cheques de nómina o del gobierno. En su lugar, establezca una política de que todos los pagos de alquiler hechos después del período de gracia deben ser en forma de cheque de caja o giro postal. La única excepción podría ser si usted está haciendo una acomodación razonable basada en una discapacidad. Entonces usted puede aceptar un cheque de un tercero directamente de una agencia de asistencia por incapacidad, si así lo solicita su residente.

Rechazar pagos en efectivo, cuando sea posible

Aunque algunos residentes pueden querer pagar el alquiler en efectivo, evite aceptarlo siempre que sea posible. Rechazar dinero en efectivo siempre es difícil, y sus residentes pueden recordarle que el dinero en efectivo es de curso legal. Sin embargo, de acuerdo con el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos, usted tiene el derecho legal de rehusar dinero en efectivo porque acepta dinero en efectivo.

  • puede convertirte en un objetivo para el robo: Incluso si usted usa una caja fuerte, su riesgo aumenta.
  • Puede añadir el riesgo de robo de empleados, si tiene empleados: Además, está poniendo en peligro a sus empleados.
  • Atrae a residentes que pueden estar involucrados en negocios ilegales que tratan principalmente con dinero en efectivo: Aunque muchos empleados en negocios legítimos obtienen ingresos, al menos parcialmente, de las propinas en efectivo (personal de servicio y esteticistas, por ejemplo), también lo hacen los traficantes de drogas. Los residentes criminales no quieren que sus actividades sean rastreadas y prefieren propiedades donde se permiten los pagos en efectivo. No haga que su propiedad de alquiler sea más atractiva para los delincuentes.

Indique claramente en su contrato de alquiler que no acepta dinero en efectivo bajo ninguna circunstancia. Refuerce esta política al principio de la relación y no acepte ni siquiera pequeñas cantidades de dinero en efectivo por cargos de solicitud de alquiler o cargos por mora.

Sin embargo, si un residente está enfrentando el desalojo y ofrece el pago total en efectivo, es posible que desee aceptar los fondos en un lugar donde se sienta seguro (su casa u oficina), ya que es posible que el tribunal de desalojo no esté dispuesto a permitirle terminar el arrendamiento si rechaza el pago total en efectivo propuesto por el monto total adeudado.

Las buenas prácticas contables sugieren que documente claramente todos sus ingresos y gastos. El IRS puede considerar auditar su vivienda de alquiler si se entera de transacciones frecuentes en efectivo en su propiedad.

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