Controle cómo funciona la nómina en QuickBooks 2012

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Por Stephen L. Nelson

Las Preferencias de Nómina y Empleados establecidas en QuickBooks 2012 sólo incluyen Preferencias de la Compañía. Los botones de opción Características de la nómina de QuickBooks le permiten indicar a QuickBooks cómo desea manejar la nómina: mediante un servicio de nómina externo como Intuit Complete Payroll (en este caso, seleccione Complete Payroll Customers), mediante las funciones de nómina de QuickBooks (seleccione el botón de opción Full Payroll) o que no está utilizando la nómina en absoluto (seleccione el botón de opción Sin nómina).

El botón Impresión de talones y vales le permite indicar a QuickBooks qué información del empleado debe imprimir en el cheque de nómina: la dirección del empleado, la dirección de la empresa, la información sobre el subsidio de enfermedad, la información sobre el pago de vacaciones y la información sobre el período de pago. Usted puede averiguar cómo funciona esto haciendo clic en el botón y mirando la caja de diálogo que QuickBooks muestra.

El botón de Compensación de Trabajadores le permite jugar con la manera en que QuickBooks rastrea la información relacionada con sus impuestos de compensación de trabajadores. El botón Enfermedad y vacaciones le permite ajustar con precisión la forma en que QuickBooks supervisa la acumulación y el uso del pago por enfermedad y vacaciones de los empleados. De nuevo, haga clic en cualquiera de estos botones para ver una pantalla que proporciona más información sobre cómo funciona el botón.

Aproximadamente en el centro de la pestaña Preferencias de la empresa del conjunto Preferencias de nómina y de empleados, QuickBooks proporciona varias casillas de verificación y botones de selección más:

  • Copiar los detalles de las ganancias del cheque de pago anterior: Otro Duh.
  • Campo de Cantidad de Retirada en los cheques de pago: QuickBooks retira o reutiliza la información sobre la cantidad de los cheques de pago del último período de pago. (El archivo de ayuda de QuickBooks sugiere que utilice esta opción cuando tenga una «cantidad fija que ocurre de cheque en cheque». El Archivo de Ayuda utiliza el ejemplo de las comisiones de ventas por niveles donde la cantidad de comisión se establece para cada nivel.)
  • Horas de recuperación de cheques de pago: QuickBooks retira o reutiliza la información de las horas trabajadas de los cheques de pago del último período de pago. Usted usa esta opción cuando tiene un número fijo de horas que ocurren de cheque a cheque.
  • Costeo de Trabajo, Clase y Seguimiento de Artículos para Gastos de Cheques de Pago: QuickBooks le permite hacer un seguimiento de los gastos de nómina no sólo por cuenta, sino también por trabajo, clase o artículo.
  • Los botones de selección Asignar una clase por (Cheque de sueldo completo y Artículo de ganancias): Le permite dividir los gastos salariales en clases más finamente. Por ejemplo, puede indicar que desea utilizar una clase diferente para cada artículo que aparece en el cheque de pago de un empleado. (Esta opción sólo aparece si las clases están habilitadas.)

Los botones de selección Visualizar lista de empleados por permiten elegir cómo se clasifican las listas de empleados en los informes, por nombre o por apellido.

Si hace clic en el botón Valores predeterminados de empleado, QuickBooks muestra una ventana de diálogo que puede utilizar para configurar la información predeterminada de la nómina del empleado, como deducciones para impuestos o seguro médico.

Finalmente, en la parte inferior del cuadro de diálogo, QuickBooks proporciona otras dos opciones para manejar el cálculo de nómina. La casilla Marcar a los nuevos empleados como representantes de ventas, si está activada, hace lo que usted esperaría: Marca a los nuevos empleados que se añaden a la lista de empleados como representantes de ventas.

Y la casilla de verificación Visualizar números de seguro social del empleado en cabeceras de informes, si está activada, también hace lo que usted esperaría: Agrega los números de Seguro Social de los empleados a los informes.

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