Establecer el área de criterios en una función de base de datos de Excel

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Por Ken Bluttman

Los criterios de una función de base de datos no son parte de los argumentos de la función de base de datos, sino que se encuentran en alguna parte de la hoja de trabajo y luego son referenciados por la función. El área de criterios puede contener un solo criterio, o puede contener dos o más criterios. Cada criterio individual se estructura de la siguiente manera:

  • En una celda, introduzca el nombre del campo (encabezado) de la columna de la base de datos a la que se aplicará el criterio.
  • En la celda siguiente, introduzca el valor que deben cumplir los datos de campo.

La figura muestra la base de datos de estudiantes con un área de criterios a la derecha de la base de datos. Hay lugares para poner los criterios para la clase, el maestro y el grado final. En el ejemplo, se ha fijado un criterio para el campo Clase. Este criterio obliga a la función de la base de datos a procesar sólo registros (filas) en los que la Clase es Finanzas 101. Tenga en cuenta, sin embargo, que se puede fijar un criterio para más de un campo. En este ejemplo, se han dejado en blanco los criterios del profesor y de la nota final para que no afecten a los resultados.

Seleccionar los criterios a utilizar con una función de base de datos.

La función DAVERAGE ha sido introducida en la celda F8 y utiliza este rango de criterios. Los tres argumentos están en su lugar. El nombre Estudiantes indica la función donde se encuentra la base de datos, el campo Calificación final (columna) es donde la función busca valores para calcular el promedio, y los criterios se establecen en el rango de la hoja de trabajo que tiene criterios que le indican a la función que utilice sólo registros donde la clase es Contabilidad 101; en otras palabras, F2:H3. La entrada en la celda F8 se ve así:

=Promedio (Estudiantes,"Último Grado", F2:H3)

¿Por qué esta función se refiere a F2:H3 como el rango de criterios cuando el único criterio definido se encuentra en el rango F2:F3? Es una cuestión de conveniencia. Debido a que las celdas G3 y H3 en el rango de criterios están en blanco, los campos Profesor y Grado Final son ignorados por una función de base de datos que utiliza este rango de criterios. Sin embargo, si desea introducir un criterio para uno de estos campos, introdúzcalo en la celda apropiada; no es necesario editar los argumentos de la función de la base de datos. ¿Qué tal si asignamos un nombre al área de criterios y luego usamos el nombre como tercer argumento de la función de la base de datos? Eso también funciona perfectamente bien.

Ya sea que utilice un área con nombre para sus criterios o simplemente escriba la dirección del rango, debe tener cuidado de especificar un área que incluya todos los criterios pero que no incluya ninguna fila o columna en blanco. Si lo hace, los resultados de la función de base de datos serán incorrectos.

Así es como se ingresa a cualquiera de las funciones de la base de datos. Este ejemplo utiliza la función DSUM, pero las instrucciones son las mismas para todas las funciones de la base de datos; basta con utilizar la que realiza el cálculo deseado. Siga estos pasos:

  1. Importar o crear una base de datos de información en una hoja de trabajo, la información debe estar en filas y columnas contiguas. Asegúrese de utilizar cabeceras de campo.
  2. Opcionalmente, utilice el cuadro de diálogo Nuevo nombre para dar un nombre a la base de datos.
  3. Seleccione una parte de la hoja de trabajo para que sea el área de criterios y luego agregue encabezados a esta área que coincidan con los encabezados de la base de datos. Por ejemplo, su área de base de datos puede tener diez campos, pero necesita definir criterios para tres campos. Por lo tanto, el área de criterios puede tener tres columnas de ancho.
  4. Sitúe el cursor en la celda en la que desea que aparezcan los resultados Esta celda no debe estar en el área de base de datos ni en el área de criterios.
  5. Escriba =DSUM( para iniciar la entrada de la función.
  6. Introduzca el rango de la base de datos o un nombre, si se ha configurado uno.
  7. Escriba una coma (,).
  8. Introduzca uno de los siguientes datos: El nombre de cabecera, entre comillas, del campo de la base de datos que la función debe procesarEl número de columna
  9. Escriba una coma (,).
  10. Introduzca el rango del área de criterios.
  11. Escriba a) y pulse Intro.

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