Excel 2019: Cómo funciona el formato de números de Excel

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Por Greg Harvey

La forma en que se introducen los valores en una hoja de trabajo de Excel 2019 determina el tipo de formato de número que obtienen. Aquí hay algunos ejemplos de cómo funciona el formato de números de Excel:

  • Si introduce un valor financiero completo con el signo de dólar y dos decimales, Excel asigna un formato de número de moneda a la celda junto con la entrada.
  • Si introduce un valor que representa un porcentaje como un número entero seguido por el signo de porcentaje sin decimales, Excel asigna a la celda el formato de número de porcentaje que sigue este patrón junto con la entrada.
  • Si introduce una fecha (las fechas también son valores) que sigue uno de los formatos de números de Excel incorporados, como 11/06/13 o 06-Nov-13, el programa asigna un formato de número de fecha que sigue el patrón de la fecha junto con un valor especial que representa la fecha.

Aunque puede formatear valores de esta manera a medida que avanza (lo que es necesario en el caso de las fechas), no tiene que hacerlo de esta manera. Siempre se puede asignar un formato de número a un grupo de valores antes o después de introducirlos. Formatear los números después de introducirlos es a menudo la forma más eficiente de hacerlo, ya que se trata de un procedimiento de dos pasos:

  1. Seleccione todas las celdas que contienen los valores que necesitan ser disfrazados.
  2. Seleccione el formato de número que desea usar de los botones de comando de formato en la ficha Inicio o las opciones disponibles en la ficha Número en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Incluso si eres realmente un buen mecanógrafo y prefieres ingresar cada valor exactamente como quieres que aparezca en la hoja de trabajo, todavía tienes que recurrir al uso de formatos de números para hacer que los valores que se calculan por fórmulas coincidan con los otros valores que ingresas. Esto se debe a que Excel aplica un formato de número general (que define la ventana de diálogo Formato de celdas): «Las celdas de formato general no tienen un formato de número específico») para todos los valores que calcula, así como cualquier otro que introduzca que no siga exactamente uno de los otros formatos de números de Excel. El mayor problema con el formato General es que tiene el desagradable hábito de dejar caer todos los ceros iniciales y finales de las entradas. Esto hace que sea muy difícil alinear los números en una columna con sus puntos decimales.

Usted puede ver este triste estado de cosas en la imagen de abajo, que es una hoja de trabajo de muestra con las cifras de ventas del primer trimestre de 2019 para Mother Goose Enterprises antes de que se haya formateado cualquiera de los valores. Observe cómo los decimales en los números de las columnas de las cifras de ventas mensuales zigzaguean y zag porque no están alineados con el lugar decimal. Esto es culpa del formato de número general de Excel; la única solución es formatear los valores con un formato numérico uniforme.

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Dada la naturaleza financiera de la mayoría de las hojas de trabajo de Excel 2019, es probable que utilice el formato de número de contabilidad más que cualquier otro. La aplicación de este formato es fácil porque puede asignarlo a la selección de celdas simplemente haciendo clic en el botón Formato de número de contabilidad en la pestaña Inicio.

El formato de número contable añade un signo de dólar, comas entre miles de dólares y dos decimales a cualquier valor en un rango seleccionado. Si alguno de los valores de la selección de celdas es negativo, este formato numérico lo muestra entre paréntesis (la forma en que les gusta a los contables). Si desea un signo menos delante de sus valores financieros negativos en lugar de encerrarlos entre paréntesis, seleccione el formato Moneda en el menú desplegable Formato de número o en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas.

A continuación se puede ver que sólo se seleccionan las celdas que contienen totales (rangos de celdas E3:E10 y B10:D10). Esta selección de celda se formateó con el formato de número de Contabilidad simplemente haciendo clic en su botón de comando (el que tiene el icono $, naturalmente) en el grupo Número en la pestaña Inicio de la Cinta.

Aunque usted podría poner todas las cifras de la tabla en el formato de números contables para alinear los puntos decimales, esto resultaría en una superabundancia de signos de dólar en una tabla bastante pequeña. En este ejemplo, sólo los totales mensuales y trimestrales se formatearon con el formato de número contable.

Excel 2019: Desbordamiento de formatos

Cuando se aplica el formato de número contable a la selección en los rangos de celdas de E3:E10 y B10:D10 en la tabla de ventas mostrada arriba, Excel añade signos de dólar, comas entre los miles, un punto decimal y dos decimales a los valores resaltados. Al mismo tiempo, Excel amplía automáticamente las columnas B, C, D y E lo suficiente para mostrar todo este nuevo formato.

En versiones de Excel anteriores a Excel 2003, tuvo que ampliar estas columnas usted mismo, y en lugar de los números perfectamente alineados, se enfrentó con columnas de ########## en los rangos de celdas E3:E10 y B10:D10. Tales signos de libra (donde deben estar los totales en dólares bien formateados) sirven como indicadores de desbordamiento, declarando que cualquier formateo que usted haya agregado al valor en esa celda ha agregado tanto a la visualización del valor que Excel ya no puede mostrarlo dentro del ancho de columna actual.

Afortunadamente, Excel elimina los indicadores de desbordamiento de formato cuando está formateando los valores en sus celdas ampliando automáticamente las columnas. La única vez que se encontrará con estos temidos ########## en sus celdas será cuando se encargue de estrechar una columna de la hoja de trabajo hasta el punto de que Excel ya no pueda mostrar todos los caracteres en sus celdas con valores formateados.

Excel 2019: Estilo de Coma

El formato de Estilo de Coma ofrece una buena alternativa al formato de Moneda. Al igual que la moneda, el formato de Estilo de Coma inserta comas en números más grandes para separar miles, cientos de miles, millones, y …. bueno, usted obtiene la idea.

Este formato también muestra dos decimales y pone los valores negativos entre paréntesis. Lo que no muestra es el símbolo del dólar. Esto lo hace perfecto para formatear tablas donde es obvio que se trata de dólares y centavos o para valores más grandes que no tienen nada que ver con el dinero.

El formato de Estilo de Coma también funciona bien para la mayoría de los valores de la hoja de trabajo de ventas del primer trimestre de la muestra. Echa un vistazo a la imagen de abajo para ver esta tabla después de que las celdas que contienen las ventas mensuales de todas las Empresas Mother Goose estén formateadas con el formato de Estilo de Coma. Para hacer esto, seleccione el rango de celdas B3:D9 y haga clic en el botón Estilo de Coma – el que tiene el icono de coma (,) – en el grupo Número en la pestaña Inicio.

Observe cómo el formato de Estilo de Coma en la imagen de arriba resuelve el problema de alineación decimal anterior en las cifras de ventas trimestrales. Además, las cifras de ventas mensuales en formato Comma Style se alinean perfectamente con los totales mensuales en formato Currency en la fila 10. Si miras de cerca (puedes necesitar una lupa para esto), verás que estos valores formateados ya no se encuentran en los bordes derechos de sus celdas; se han movido ligeramente hacia la izquierda. El espacio a la derecha entre el último dígito y el borde de la celda acomoda el paréntesis derecho en valores negativos, asegurando que también se alinean con precisión en el punto decimal.

Excel 2019: Estilo porcentual

Muchas hojas de trabajo utilizan porcentajes en forma de tasas de interés, tasas de crecimiento, tasas de inflación, etc. Para insertar un porcentaje en una celda, escriba el signo de porcentaje (%) después del número. Para indicar un tipo de interés del 12%, por ejemplo, se introduce el 12% en la celda. Al hacer esto, Excel asigna un formato de número de porcentaje y, al mismo tiempo, divide el valor por 100 (eso es lo que lo hace un porcentaje) y coloca el resultado en la celda (0.12 en este ejemplo).

No todos los porcentajes de una hoja de trabajo se introducen a mano de esta manera. Algunos pueden ser calculados mediante una fórmula y devueltos a sus celdas como valores decimales brutos. En tales casos, debe añadir un formato de porcentaje para convertir los valores decimales calculados en porcentajes (multiplicando el valor decimal por 100 y añadiendo un signo de porcentaje).

La muestra de la hoja de trabajo de ventas del primer trimestre sólo tiene algunos porcentajes calculados por fórmulas en la fila 12 que necesitan ser formateadas (estas fórmulas indican qué porcentaje es cada total mensual del total del primer trimestre en la celda E10). Estos valores reflejan el formato Estilo porcentual. Para lograr esta hazaña, simplemente seleccione las celdas y haga clic en el botón Estilo porcentual en el grupo de números en la pestaña Inicio.

Decidir cuántos decimales utilizar en Excel 2019

Puede aumentar o disminuir el número de decimales utilizados en un número introducido utilizando el botón Formato de número de contabilidad, Estilo de coma o Estilo de porcentaje en el grupo Número de la ficha Inicio, simplemente haciendo clic en el botón Aumentar decimal o en el botón Disminuir decimal de este grupo. Cada vez que hace clic en el botón Aumentar decimal (el que tiene la flecha apuntando hacia la izquierda), Excel agrega otro decimal al formato de número que aplica.

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