Funcionalidad de búsqueda de SharePoint Online

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Por Ken Withee, Jennifer Reed

La funcionalidad de búsqueda de SharePoint Online, uno de los productos de Office 365, es muy robusta y aporta una experiencia de tipo Google o Bing a los documentos corporativos.

La búsqueda es una de esas cosas que no parecen importantes hasta que realmente necesitas encontrar algo. Puede que recuerde vagamente haber visto una presentación hecha por su colega hace unos meses, pero no tiene ni idea de por dónde empezar a buscarla en la carpeta compartida. Podría enviarle un correo electrónico, pero ¿qué pasa si no está disponible y lo necesita de inmediato? La búsqueda resuelve el problema de la necesidad de encontrar información específica en un mar de datos digitales.

SharePoint Online incluye la posibilidad de realizar búsquedas en varios sitios. A medida que su organización crece y usted tiene un número cada vez mayor de sitios, sería una molestia tener que navegar a cada sitio para poder realizar su búsqueda. Con SharePoint Online, puede buscar en una sola ubicación y la búsqueda se extenderá a través de varios sitios.

A veces, puede ser difícil obtener la terminología exacta para devolver el contenido que está buscando. SharePoint Online incluye la capacidad de refinar una búsqueda basada en un número de refinerías configurables.

Por ejemplo, podría estar buscando esa presentación que Bob presentó a un cliente hace un tiempo. Escriba el término de búsqueda «onboarding employees» pero recibirá cientos de páginas de contenido de vuelta. Usted recuerda que la presentación era una presentación de PowerPoint, por lo que la búsqueda se limita a las diapositivas de PowerPoint.

Usted todavía no ve la presentación de inmediato, por lo que reduce la búsqueda de nuevo más allá a sólo las presentaciones en las que Bob fue el autor. ¡Bingo! La presentación que estaba buscando está justo al principio de la lista. Utilice las refinerías para limitar la búsqueda.

Puede pensar en un refinador de búsqueda como un filtro. Su búsqueda de un tema amplio puede dar lugar a cientos de resultados posibles. El refinador le permite filtrar esta información en función de los criterios configurados.

Otro aspecto clave de la búsqueda es encontrar a alguien que acabas de conocer pero no sabes cómo escribir su nombre. Por ejemplo, podrías encontrarte con un compañero de trabajo en el pasillo y te murmura que su nombre es Kain. Registras el nombre como Kain pero cuando vas a buscarlo en línea, normalmente no lo encontrarías si escribes Kain porque su nombre es en realidad Ken.

La búsqueda fonética de SharePoint le permite escribir Kain y SharePoint reconoce que es fonéticamente muy similar a Ken. SharePoint es lo suficientemente inteligente como para mostrar a Ken en los resultados de búsqueda. Debido a que SharePoint también muestra la foto de la ficha policial de Ken, o la foto del perfil de la compañía, en los resultados de la búsqueda, usted puede ver que ha encontrado a la persona correcta que acaba de conocer en el pasillo.

Además de la búsqueda, SharePoint también incluye funcionalidad de inteligencia empresarial y la capacidad de desarrollar soluciones empresariales sin necesidad de escribir una sola línea de código. La inteligencia de negocio cubre aspectos tales como informes, cuadros de mando, cuadros de mando e indicadores clave de rendimiento.

Las funciones de inteligencia empresarial de SharePoint caen en un cubo de marketing llamado Insights. Todas las herramientas y características ingeniosas que proporcionan a los usuarios empresariales la capacidad de crear aplicaciones sin necesidad de programación se denominan Compuestos. Estos aspectos de SharePoint requieren sus propios libros, pero por ahora debe saber que son piezas importantes que hacen que SharePoint sea tan valioso.

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