La función AutoFilter de Excel 2013

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Por Greg Harvey

La función Autofiltro de Excel hace que filtrar datos no deseados en una lista de datos sea tan fácil como hacer clic en el botón Autofiltro de la columna en la que desea filtrar los datos y, a continuación, elegir los criterios de filtrado adecuados en el menú desplegable de dicha columna.

Si abre una hoja de trabajo con una lista de datos y no encuentra botones de Autofiltro adjuntos a cada uno de los nombres de campo en la parte superior de la lista, puede mostrarlos simplemente colocando el puntero de celda en una de las celdas con los nombres de campo y luego haciendo clic en el botón de comando Filtro en la ficha Datos de la Cinta o presionando Ctrl+Mayús+L o Alt+AT.

Las opciones de filtro en el menú desplegable Autofiltro de una columna dependen del tipo de entradas en el campo. En el menú desplegable de una columna que sólo contiene entradas de fecha, el menú contiene una opción Filtros de fecha a la que se adjunta un submenú de los filtros reales.

En el menú desplegable de una columna que contiene sólo entradas numéricas (además de fechas) o una mezcla de fechas con otros tipos de entradas numéricas, el menú contiene una opción de filtros de números. En el menú desplegable de una columna que contiene sólo entradas de texto o una mezcla de texto, fecha y otras entradas numéricas, el menú contiene una opción Filtros de texto.

Además de las opciones Filtros de fecha, Filtros de texto o Filtros de número (según el tipo de campo), el menú desplegable Autofiltro para cada campo de la lista de datos contiene un cuadro de lista con una lista completa de todas las entradas realizadas en esa columna, cada una con su propia casilla de verificación. En el nivel más básico, puede filtrar la lista de datos desactivando la casilla de verificación de todas las entradas cuyos registros no desee ver en la lista.

Este tipo de filtrado básico funciona mejor en campos como Ciudad, Estado o País, que contienen muchos duplicados, por lo que puede ver un subconjunto de la lista de datos que contiene sólo las ciudades, estados o países con los que desea trabajar en ese momento.

La forma más sencilla de realizar este tipo básico de filtrado en un campo es deseleccionar primero la casilla de verificación situada delante de la opción (Seleccionar todo) en la parte superior de la casilla de lista del campo para desactivar las casillas de verificación y, a continuación, seleccionar cada una de las casillas que contienen las entradas de los registros que desea que se muestren en la lista de datos filtrados.

Cuando termine de seleccionar las casillas de verificación de todas las entradas que desea conservar, haga clic en Aceptar para cerrar el menú desplegable Filtro automático.

Excel oculta las líneas de la lista de datos de todos los registros excepto los que contienen las entradas que acaba de seleccionar. El programa también le permite saber qué campo o campos se han utilizado en la operación de filtrado añadiendo un icono de filtro de cono al botón AutoFiltro de la columna.

Para restaurar todos los registros a la lista de datos, puede eliminar el filtrado haciendo clic en el botón de comando Borrar en el grupo Sort & Filter de la ficha Datos de la cinta o pulsando Alt+AC.

Al realizar este tipo básico de filtrado de listas, puede seleccionar entradas específicas de más de un campo de esta lista. En este caso, sólo quiere a los empleados de la empresa que trabajan en los departamentos de Ingeniería y Servicios de Información de las oficinas de Chicago y Seattle.

Para ello, seleccione sólo las entradas de Ingeniería y Servicios de Información en el cuadro de lista del menú desplegable AutoFilter del campo Dept y sólo las entradas Chicago y Seattle en el cuadro de lista del menú desplegable AutoFilter del campo Location.

Como puede ver, después de filtrar la lista de datos del empleado de modo que sólo se muestren los registros de los empleados del departamento de Ingeniería o de Servicios de Información de las oficinas de Chicago o Seattle, Excel añade el icono del filtro de cono a los botones de Autofiltro en los campos Dept y Location de la fila superior, lo que indica que la lista se filtra utilizando criterios que implican ambos campos.

Tenga en cuenta que después de filtrar la lista de datos de esta manera, puede copiar los registros restantes que constituyen el subconjunto deseado de la lista de datos en un área nueva de la misma hoja de trabajo o en una hoja nueva del libro de trabajo.

A continuación, puede ordenar los datos (agregando botones de Autofiltro con el botón de comando Filtro en la ficha Datos), graficar los datos, analizarlos o resumirlos en una tabla dinámica.

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