La función de recuperación de documentos de Excel 2013

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Por Greg Harvey

Excel 2013 ofrece una función de recuperación de documentos que puede ayudarle en caso de que se produzca un fallo en el equipo debido a un corte de energía o algún tipo de congelación o apagado del sistema operativo. La función AutoRecover guarda sus libros de trabajo a intervalos regulares. En caso de que se produzca un fallo en el equipo, Excel mostrará un panel de tareas de recuperación de documentos la próxima vez que inicie Excel después de reiniciar el equipo.

Cuando se empieza a utilizar Excel 2013, la función AutoRecover está configurada para guardar automáticamente los cambios en su libro de trabajo (siempre que el archivo ya se haya guardado) cada diez minutos. Puede acortar o alargar este intervalo como considere conveniente. Seleccione File→Options→Save o presione Alt+FTS para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel con la pestaña Guardar seleccionada.

Utilice los botones giratorios o introduzca un nuevo intervalo de almacenamiento automático en el cuadro de texto Guardar información de recuperación automática cada 10 minutos antes de hacer clic en Aceptar.

El panel de tareas de recuperación de documentos muestra las versiones disponibles de los archivos del libro de trabajo que estaban abiertos en el momento del fallo del equipo. Identifica la versión original del archivo del libro de trabajo y cuándo se guardó, junto con la versión recuperada del archivo y cuándo se guardó.

Para abrir la versión recuperada de un libro de trabajo (para ver cuánto trabajo contiene que no estaba guardado en el momento de la caída), sitúe el puntero del ratón sobre la versión de AutoRecover. A continuación, haga clic en el botón del menú desplegable y haga clic en Abrir en su menú emergente.

Después de abrir la versión recuperada, puede (si lo desea) guardar los cambios haciendo clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o seleccionando File→Save

Entonces tiene estas opciones:

  • Para guardar la versión recuperada de un libro de trabajo sin molestarse en abrirlo primero, coloque el ratón sobre la versión recuperada, haga clic en su botón desplegable y elija la opción Guardar como en el menú emergente.
  • Para abandonar permanentemente la versión recuperada (dejando sólo los datos de la versión original), haga clic en el botón Cerrar en la parte inferior del panel de tareas de recuperación de documentos. Al hacer clic en el botón Cerrar, aparece un cuadro de diálogo de alerta que le da la oportunidad de conservar las versiones recuperadas del archivo para su posterior visualización.
  • Para conservar los archivos para su posterior visualización, seleccione el botón de opción Sí (Deseo ver estos archivos más tarde) antes de hacer clic en Aceptar.
  • Para conservar sólo las versiones originales de los archivos mostrados en el panel de tareas, seleccione el botón de opción No (Quitar estos archivos. He guardado los archivos que necesito).

La función AutoRecover sólo funciona en libros de trabajo de Excel que se han guardado al menos una vez. En otras palabras, si crea un libro de trabajo nuevo y no se molesta en guardarlo y renombrarlo antes de experimentar un fallo en el equipo, la función de Recuperación automática no le devolverá ninguna parte del mismo.

Por esta razón, es muy importante que se acostumbre a guardar nuevos libros de trabajo con el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido poco después de comenzar a trabajar en una hoja de trabajo. O puede usar el confiable método abreviado de teclado Ctrl+S.

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