Seguimiento de los pagos de los clientes en QuickBooks 2003

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Si sus clientes no siempre le pagan por adelantado por sus compras, usted necesita registrar otro tipo de pago – los que los clientes hacen para pagar o pagar lo que usted les ha facturado. Para registrar los pagos, por supuesto, primero debe registrar las facturas para el cliente. Si se emiten abonos que los clientes pueden utilizar para reducir los importes que deben, también es necesario registrar primero los abonos para el cliente. El resto es fácil.

Para acceder a una gran cantidad de información de clientes en una sola página, seleccione Clientes -> Centro de atención al cliente. Aparece el Centro de atención al cliente, que enumera los saldos pendientes, el tiempo y los costes no facturados y los clientes por rentabilidad.

Para visualizar la ventana Recibir pagos, simplemente seleccione Clientes -> Recibir pagos. O seleccione Clientes de la lista Navegadores y haga clic en el icono Recibir pagos. A continuación, describa el pago del deudor y las facturas pagadas. Para los detalles sangrientos, lea los siguientes pasos:

1. Seleccione Clientes -> Recibir pagos.

Aparece la ventana Recibir pagos.

2. Identificar al cliente y, si es necesario, el trabajo.

Active la lista desplegable Cliente: Trabajo y seleccione el cliente o trabajo haciendo clic en él. QuickBooks enumera las facturas abiertas o no pagadas para el cliente en el gran cuadro de lista Facturas pendientes/Cargos de estado de cuenta en la parte inferior de la ventana.

3. Indique la fecha de pago.

Pulse Tab para mover el cursor al cuadro de texto Fecha y escriba la fecha correcta en formato MM/DD/YYY.

4. Introduzca el importe del pago.

Desplace el cursor a la línea Importe e introduzca el importe del pago de deudor.

5. (Opcional) Especifique la vía de pago.

Active el Pmt. Lista desplegable de métodos y seleccione el método de pago.

6. (Opcional) Indique el número de cheque.

Mueva el cursor a la línea Ref./Marcar número. A continuación, introduzca el número de cheque del cheque del cliente. ¿Necesita completar este paso? Naw. Pero este pedacito de información puede ser útil si usted o el cliente más tarde tienen preguntas acerca de qué cheques pagaron qué facturas.

7. (Opcional) Añada una descripción de la nota.

Utilice la descripción de la nota para almacenar alguna información que le ayudará de alguna manera. Tenga en cuenta que este campo se imprime en el extracto de cliente.

8. Decida cómo quiere manejar el pago.

Los botones de opción de la esquina inferior izquierda de la ventana deben parecer familiares porque también aparecen en la ventana Introducir comprobantes de compra. Estas opciones le permiten designar si desea agrupar el pago con otros fondos no depositados o depositarlo directamente en una cuenta.

9. Si el cliente tiene créditos pendientes, decida si los aplica en este pago.

QuickBooks suma las cantidades de cualquiera de los créditos existentes del cliente. Pueden ser cualquier cosa, desde un sobrepago en una factura anterior hasta un crédito de devolución o cualquier otra cosa.

Si desea aplicar un abono a una factura abierta específica, seleccione la factura y, a continuación, haga clic en el botón Fijar abonos. Cuando QuickBooks muestre la ficha Créditos de la ventana de diálogo Descuento y créditos, haga clic en el abono que desee aplicar.

10. Identificar las facturas pendientes que el cliente está pagando.

Siempre y cuando tenga seleccionada la preferencia Aplicar pagos automáticamente, QuickBooks aplica automáticamente el pago a las facturas abiertas, comenzando con la factura abierta más antigua. Puede modificar esta aplicación introduciendo importes en la columna Pago. Simplemente haga clic en el importe del pago de la factura abierta e introduzca el importe correcto.

Puede dejar una parte del pago sin aplicar, si lo desea. También se puede crear un abono para la parte no aplicada de un pago de deudor pulsando el botón Imprimir abono.

Si desea aplicar el pago del cliente a las facturas pendientes más antiguas, haga clic en el botón Aplicar automáticamente. Si desea anular los pagos que ya ha aplicado a facturas abiertas, haga clic en el botón Borrar selecciones. Borrar selecciones y Aplicar automáticamente son el mismo botón. QuickBooks cambia el nombre del botón dependiendo de si ya ha aplicado pagos.

11. Si es necesario, ajuste los descuentos por pronto pago.

Si se ofrecen condiciones de pago que incluyen un descuento por pronto pago, QuickBooks reduce el importe original de la factura pendiente (mostrado en la columna Importe original) por el descuento por pronto pago que se especifique para calcular el importe ajustado vencido (mostrado en la columna Importe vencido).

Para especificar el descuento, seleccione la factura pendiente que tiene el descuento por pronto pago que desea modificar. A continuación, haga clic en el botón Información de descuento. Aparece la ficha Descuento de la ventana de diálogo Descuento y créditos sin dudarlo. Escriba el importe en dólares del descuento en el cuadro de texto Importe del descuento. A continuación, especifique la cuenta de gastos que desea utilizar para realizar un seguimiento de los descuentos por pronto pago activando la lista desplegable Cuenta de descuento y seleccionando una de las cuentas. (Los Gastos de Interés son probablemente una buena cuenta para usar, a menos que usted quiera establecer una cuenta especial de gastos de descuentos anticipados llamada algo así como Gastos de Descuento o Descuentos Dados). Después de todo, los descuentos por pronto pago equivalen a intereses.)

Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar para volver a la ventana Recibir pagos.

12. Registre la información de pago del deudor.

Después de identificar qué facturas está pagando el cliente (el importe no aplicado probablemente debería aparecer como cero), estará listo para registrar la información de pago del cliente. Puede hacerlo haciendo clic en Guardar y Nuevo o Guardar y Cerrar. QuickBooks guarda el pago del cliente que se muestra en pantalla. Si hace clic en Guardar y nuevo, QuickBooks muestra una ventana vacía de Recibir pagos para que pueda introducir otro pago.

Puede volver a los pagos de deudor que registró anteriormente haciendo clic en el botón Anterior.

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